personal assistant

Στη συγκεκριμένη θέση, παρέχεις υποστήριξη σε managers, αλλά και σε διοικητικό προσωπικό. Στις αρμοδιότητές σου, ως γραμματειακή υποστήριξη/υπάλληλος γραφείου, περιλαμβάνονται η διαχείριση και απάντηση τηλεφωνικών κλήσεων ή η εκτέλεση και οργάνωση γραφειοκρατικών εργασιών για την ομαλή λειτουργία του γραφείου του manager. 

Πρόκειται για έναν ρόλο προσωπικού βοηθού, αλλά με περισσότερες αρμοδιότητες. Πέρα από τον προγραμματισμό συναντήσεων και τη διαχείριση ημερολογίου, έχεις κι άλλες αρμοδιότητες, όπως προσλήψεις και απολύσεις προσωπικού. Ακόμη, μπορεί να συμμετέχεις στη διαμόρφωση στρατηγικών αποφάσεων για τη λειτουργία του γραφείου και να συντονίζεις άλλους υπαλλήλους.

Ως chief executive assistant, έχεις περίπου ίδες αροδιότητες με τον/την personal operations officer, του executive που έχεις αναλάβει. Διαθέτεις ευρεία γνώση της επιχείρησης και παρέχεις συμβουλές στον manager για τις αποφάσεις. Ακόμη, έχεις την εξουσιοδότηση να εκπροσωπήσεις τους executives και να διεκπεραιώνεις θέματα εκ μέρους τους. 

Οι personal assistants (PA) παίζουν σημαντικό ρόλο στην υποστήριξη managers και στελεχών σε διάφορες επιχειρήσεις. Ορισμένα από τα καθήκοντά τους είναι: 

• Διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων και αλληλογραφίας: ως personal assistant (PA), είσαι ουσιαστικά το πρώτο σημείο επαφής με τον/την manager, φιλτράροντας και κατευθύνοντας τηλεφωνήματα και email από εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες σε εκείνον/η. Τα καθήκοντά σου περιλαμβάνουν την ιεράρχηση της επικοινωνίας με βάση την επείγουσα ανάγκη και τη σημασία της, διασφαλίζοντας ότι ο/η manager λαμβάνει μόνο τις πιο σχετικές πληροφορίες. 
• Οργάνωση προγραμμάτων εργασίας: ως personal assistant είσαι απόλυτα υπεύθυνος/η για τη σωστή διαχείριση χρόνου και τον προγραμματισμό των υποχρεώσεων του/της manager σου. Διαχειρίζεσαι και ελέγχεις σχολαστικά το πρόγραμμά του/της με συναντήσεις, εκδηλώσεις και ραντεβού. Βάζεις υπενθυμίσεις, αναπρογραμματίζεις ραντεβού που έχουν ακυρωθεί και ενημερώνεις τους ενδιαφερόμενους για αλλαγές και ακυρώσεις στο πρόγραμμα. 
• Καταγραφή πρακτικών και απομαγνητοφώνηση: οι PA’s διατηρούν ακριβή πρακτικά κατά τη διάρκεια συναντήσεων, μεταγράφοντας υπαγορεύσεις από τον/την manager και κάνοντας απομαγνητοφώνησεις όλων των παραπάνω. Με τον τρόπο αυτό, διασφαλίζεις ότι οι σημαντικές αποφάσεις και τα σημεία δράσης έχουν καταγραφεί προσεκτικά για μελλοντική αναφορά. 
• Οργάνωση και συντονισμός ταξιδιών: οι PAs χειρίζονται όλα τα logistics των επαγγελματικών ταξιδιών του/της manager, κάνοντας κράτηση πτήσεων, κανονίζοντας τη μεταφορά και τη διαμονή του/της. 
• Σχεδιασμός εκδηλώσεων και συνεδρίων: αν ο/η manager επιθυμεί να οργανώσει κάποιο συνέδριο ή εκδήλωση, ο PA γίνεται ο άνθρωπος που θα το πραγματοποιήσει. Θα χρειαστεί να βρεις προμηθευτές, να στείλεις τις προσκλήσεις και να οργανώσεις μεταφορές και γενικότερα να φροντίσεις ό,τι είναι απαραίτητο για την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης, έχοντας πάντα κατά νου το κατάλληλο budget. 
• Προετοιμασία και σύνταξη reports: ως personal assistant, συντάσσεις εκθέσεις, στέλνεις email και ετοιμάζεις παρουσιάσεις για λογαριασμό του/της manager/ανωτέρου/ης σου. Επίσης, υποβάλλεις εκθέσεις, συντηρείς βάσεις δεδομένων και φροντίζεις γενικότερα για την οργάνωση του γραφείου. 

Αν και οι περισσότεροι/ες personal assistants (PAs) εργάζονται σε περιβάλλον γραφείου σε ορισμένες περιπτώσεις οι PA’s που υποστηρίζουν εύπορες οικογένειες, πολιτικούς ή celebrities, μπορεί να εργάζονται σε σπίτια. Σε αυτές τις περιπτώσεις οι αρμοδιότητες μπορεί να ξεφεύγουν από τα συνηθισμένα, περιλαμβάνοντας τη διαχείριση προσωπικού, οργάνωση εκδηλώσεων ή ταξιδιών. Μερικοί εργολάβοι κατασκευών προσλαμβάνουν PA για να τους/τις βοηθήσει με γραφειοκρατικές εργασίες και την εξυπηρέτηση πελατών. Το περιβάλλον εργασίας σε αυτή την περίπτωση μπορεί να περιλαμβάνει μετακινήσεις σε εργοτάξια, συνεργασία με εργάτες και συναντήσεις με πελάτες.

Ανάλογα με την εταιρεία στην οποία εργάζεσαι και με το άτομο που έχεις αναλάβει, είναι πιθανό να συνεργαστείς με επαγγελματίες από διάφορους τομείς. Μπορεί να συνεργαστείς με office managers, operations managers, marketing managers και με διευθυντές πωλήσεων. Στον κλάδο των κατασκευών, συνεργάζεσαι με project managers, construction managers και site managers. Άλλοι επαγγελματίες με τους οποίους είναι πιθανό να συνεργαστείς είναι οι administrators και οι καμαριέρες.

Οι περισσότεροι/ες personal assistants ακολουθούν το τυπικό ωράριο εργασίας, δηλαδή 9:00 π.μ. έως 5:00 μ.μ. κατά τη διάρκεια της εβδομάδας και εργάζονται συνήθως μέχρι και 40 ώρες την εβδομάδα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να έχεις ευελιξία, ειδικά όταν πλησιάζουν οι προθεσμίες ή κατά τις περιόδους με πολλή δουλειά. Για να βελτιώσουν την ισορροπία εργασίας-προσωπικής ζωής, πολλοί εργοδότες προσφέρουν ευέλικτο ωράριο και τη δυνατότητα τηλεργασίας. 

Επιπλέον, υπάρχουν και ευκαιρίες μερικής απασχόλησης σε αυτόν τον τομέα, αλλά και εργασία εξ αποστάσεως ή από το σπίτι.

Οι ικανότητες και η εμπειρία που αποκτάει κάποιος/α ως personal assistant αποτελούν σημαντικό εφαλτήριο για την επαγγελματική του/της εξέλιξη. Πολλοί/ές μπορούν να προαχθούν και σε πιο υψηλες θέσεις όπως σε executive assistants, προτού αναλάβουν ή ακόμα και office manager ή θέσεις στη διοίκηση. Ορισμένοι/ες μπορούν να εξειδικευτούν σε συγκεκριμένους τομείς, όπως τα νομικά γραφεία και να γίνουν legal assistants, όπως και να αναλάβουν θέση νομικού συνεργάτη. 

Η Randstad προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα:

• ένα άτομο επικοινωνίας πάντα διαθέσιμο στο οποίο μπορείς να απευθυνθείς και να ζητήσεις βοήθεια.
• ευρύ φάσμα θέσεων εργασίας στην περιοχή σου.

Ως personal assistant, παρέχεις βοήθεια σε managers, ανώτερα στελέχη, διακεκριμένα πρόσωπα ή και διάσημες προσωπικότητες στην ιδιωτική τους κατοικία ή στην εταιρεία που εργάζονται. Η δουλειά σου είναι η σωστή διαχείριση και η οργάνωση της ημέρας και των υποχρεώσεων του/της ανωτέρου σου, ώστε να κυλά η καθημερινότητα σύμφωνα με το πρόγραμμα και τις ανάγκες του/της. Αναλαμβάνεις διάφορες υποχρεώσεις που τον/την αφορούν και διαχειρίζεσαι ανάλογα την ατζέντα του. Επίσης, χειρίζεσαι την αλληλογραφία και την επικοινωνία του με άλλους, απαντάς σε email και τηλεφωνήματα και τέλος, φιλτράρεις τα πιο σημαντικά που αξίζουν την προσοχή του/της. 

Ως PA, οι αποδοχές σου κατά μέσο όρο είναι 20.000 ετησίως. Όταν ξεκινάς την καριέρα σου, έχοντας ελάχιστη εμπειρία, λαμβάνεις κατά μέσο όρο, μισθό 14.000€ τον χρόνο. Καθώς όμως αποκτάς περισσότερη εργασιακή εμπειρία, οι απολαβές σου αυξάνονται και μπορεί να φτάσουν τα 24.500€ τον χρόνο. 

Για να ανταποκριθείς αποτελεσματικά στις αρμοδιότητες του/της personal assistant, χρειάζεται να έχεις άριστες ικανότητες διαχείρισης χρόνου, ώστε να χειρίζεσαι και να διαχειρίζεσαι με επιτυχία τα προγράμματα και τα ραντεβού των στελεχών ή και των managers. Παράλληλα, οι ισχυρές οργανωτικές σου δεξιότητες σε βοηθούν να ανταποκριθείς στις προθεσμίες και να ιεραρχήσεις σωστά τα καθήκοντά σου. 

Εάν ξεκινάς τώρα την καριέρα σου ως personal assistant, το πρώτο και σημαντικότερο βήμα είναι να μάθεις να ιεραρχείς σωστά τις εργασίες σου. Όπως και το άτομο που υποστηρίζεις, έτσι και εσύ χρειάζεται να λειτουργείς με οργάνωση και αποδοτικότητα. Για να το επιτύχεις αυτό, είναι σημαντικό να γνωρίζεις καλά τον/την εργοδότη/τριά σου και τις προτιμήσεις του/της. Με τον τρόπο αυτό θα καταφέρεις να προσαρμόσεις τον τρόπο εργασίας σου ανάλογα και να αντιμετωπίζεις αποτελεσματικά τις ανάγκες του.

Τα βήματα για την αναζήτηση εργασίας ως personal assistant είναι απλά. Ξεκίνα την αναζήτηση στις θέσεις εργασίας μας. Βρήκες αυτό που σου ταιριάζει; Τότε συμπλήρωσε την αίτησή σου χρησιμοποιώντας την επιλογή ‘κάνε την αίτησή σου’ στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας. Δεν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις εργασίας αυτή τη στιγμή; Τότε συνδέσου ή δημιούργησε ένα λογαριασμό για να ανεβάσεις το βιογραφικό σου ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σου ένας/μια υπεύθυνος/η προσλήψεων εάν προκύψει ανάλογη θέση εργασίας.