Γραμματειακή υποστήριξη: Ποια είναι η διοικητική πλευρά του ρόλου και τι χρειάζεται για εργασία στη

Η γραμματειακή υποστήριξη σε μία εταιρεία είναι μία από τις πιο βασικές θέσεις. Πρόκειται για μία εργασία που καθημερινά κρύβει προκλήσεις, ενώ κάθε ημέρα είναι διαφορετική. Οι αρμοδιότητες είναι πολλές και για αυτό χρειάζονται πολύ συγκεκριμένες και ανεπτυγμένες ικανότητες και ισχυρά soft skills, καθώς η καθημερινή επικοινωνία με τους συναδέλφους αλλά και με εξωτερικές επαφές, απαιτεί συγκεκριμένη συμπεριφορά και αντιμετώπιση.   Η γραμματειακή υποστήριξη και τα καθήκοντά της διαφέρουν ανάλογα το είδος και το μέγεθος της εταιρείας ή της επιχείρησης. Ωστόσο, ένα μέρος της εργασίας, έχει να κάνει με το διοικητικό κομμάτι. Αυτό στην πράξη σημαίνει πως η γραμματεία είναι υπεύθυνη για την ομαλή λειτουργία της εταιρείας, τη γενική της οργάνωση, την πρόληψη και αποφυγή λαθών και άλλων σημαντικών παραγόντων.   Στο συγκεκριμένο άρθρο, σας παρουσιάζουμε ορισμένα καθήκοντα που έχει η εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη, όπως και κάποια προσόντα που είναι απαραίτητα για έναν υποψήφιο για να εξελίξει την καριέρα του στον συγκεκριμένο κλάδο.  

• Εμπειρία

  Η εμπειρία στη γραμματειακή υποστήριξη σχετίζεται με το επίπεδο που ζητά η κάθε εταιρεία. Στις περιπτώσεις που η θέση εργασίας είναι entry level, η εμπειρία δεν παίζει μεγάλο ρόλο, καθώς ένα άτομο θα μάθει στην πράξη και θα εξελίξει τις επικοινωνιακές και οργανωτικές του δεξιότητες.  Αντίθετα, υπάρχουν περιπτώσεις όπου η εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη απαιτεί κάποια χρόνια εμπειρίας, ιδιαίτερα εάν η θέση είναι για εργασία ως personal assistant.  

• Απαραίτητα προσόντα

  Για εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη, συνήθως η κατοχή ενός πανεπιστημιακού τίτλου, συνδυαστικά με άριστη γνώση αγγλικών και πολύ καλές δεξιότητες στον υπολογιστή θεωρούνται ικανοποιητικά προσόντα. Όμως, επειδή κάθε εταιρεία δραστηριοποιείται σε διαφορετικό κλάδο, ενδέχεται να θέλει από τους εργαζομένους της κάποια επιπλέον προσόντα. Η γνώση ξένων γλωσσών θεωρείται επιπλέον προσόν, εάν η εταιρεία δραστηριοποιείται σε χώρες του εξωτερικού. Τα προσόντα που θα ζητήσει μία εταιρεία για τη θέση της γραμματειακής υποστήριξης, είναι πάντα σύμφωνα με τους τομείς που δραστηριοποιείται και, φυσικά, με το τμήμα στο οποίο υπάγεται η γραμματεία. Εάν, για παράδειγμα, η γραμματειακή υποστήριξη υπάγεται στο τμήμα μάρκετινγκ, τότε ίσως να περιλαμβάνει αρμοδιότητες όπως μετάφραση κειμένων και επικοινωνία με εξωτερικές επαφές.  

• Soft skills

  Ως μία θέση εργασίας με πολλά καθημερινά καθήκοντα, τα άτομα που εργάζονται στη γραμματειακή υποστήριξη πρέπει να διαθέτουν άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες. Η οργάνωση παίζει πολύ βασικό ρόλο, καθώς ο όγκος των πληροφοριών που καλούνται να διαχειριστούν είναι μεγάλος. Η εμφάνιση κάποιων προβλημάτων που ενδέχεται να προκύψουν στην εταιρεία είναι αιτία να διατηρήσουν ψυχραιμία και επαγγελματισμό με σκοπό την αποφυγή των εντάσεων.  

• Εξέλιξη στην καριέρα

  Η γραμματειακή υποστήριξη είναι μία πολύ καλή ευκαιρία για υποψηφίους που επιθυμούν την εξέλιξη στην καριέρα τους. Είναι μία θέση που αλληλεπιδρά με όλα τα εταιρικά τμήματα. Συνεπώς, ένα άτομο που εργάζεται στη γραμματειακή υποστήριξη μπορεί να αποκτήσει μία σφαιρική αντίληψη και να μπορέσει να καταλήξει με την ειδικότητα που θέλει να απασχοληθεί μελλοντικά.   Η γραμματειακή υποστήριξη είναι πολύ σημαντική για την εταιρεία καθώς είναι υπεύθυνη για την οργάνωσή της και για την ομαλή λειτουργία της. Εάν σας ενδιαφέρει, επισκεφθείτε το site της Randstad και δείτε τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας στον συγκεκριμένο κλάδο.   Σας ευχόμαστε καλή επιτυχία!