ο αξιόπιστος συνεργάτης για την καριέρα σου στη γραμματειακή υποστήριξη.

Οι θέσεις εργασίας γραμματειακής υποστήριξης περιλαμβάνουν καθήκοντα διοίκησης και οργάνωσης που εξασφαλίζουν την ομαλή λειτουργία μιας εταιρείας. Ο/η εργαζόμενος γραμματειακής υποστήριξης ασχολείται με την καταχώριση δεδομένων, τη διαχείριση εγγράφων και αλληλογραφίας, τον προγραμματισμό συναντήσεων, αλλά και την οργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων και ταξιδιών.

Παράλληλα, μπορεί να συμμετέχει στην προετοιμασία αναφορών και projects, στην επίβλεψη διοικητικών εργασιών άλλων συναδέλφων, καθώς και στη διεξαγωγή ερευνών που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων από τα στελέχη. Οι οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες έχουν ιδιαίτερη σημασία ώστε ο/η εργαζόμενος/η να συμβάλλει στην αποτελεσματική λειτουργία του γραφείου και της επιχείρησης.

Η εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη επικεντρώνεται στη διαχείριση διοικητικών και οργανωτικών καθηκόντων, καθώς και στην υποστήριξη των στελεχών και managers, ώστε να εξασφαλίζεται η εύρυθμη ροή των εργασιών. Συνοπτικά, ο ρόλος ενός/μιας υπαλλήλου γραμματειακής υποστήριξης περιλαμβάνει καθήκοντα όπως η υποδοχή επισκεπτών, ο συντονισμός ραντεβού, τηλεφωνικών κλήσεων και επικοινωνίας, η διαχείριση εγγράφων και αλληλογραφίας, η οργάνωση ταξιδιών και εσωτερικών εκδηλώσεων.

Επιπλέον, μπορεί να περιλαμβάνει αρμοδιότητες όπως η υποστήριξη σε παρουσιάσεις, η παρακολούθηση προθεσμιών και η παροχή διοικητικής βοήθειας σε άλλα τμήματα και στελέχη. Καθώς υπάρχουν διαφορετικά είδη γραμματειακής υποστήριξης (π.χ. executive secretary, front-office, office coordinator) τα καθήκοντα ενδέχεται να διαφοροποιούνται ανάλογα με τη θέση και τις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης. 

Η γραμματειακή υποστήριξη διαφέρει από τη θέση του/της γραμματέα, καθώς περιλαμβάνει πιο διευρυμένες αρμοδιότητες. Ο/η γραμματέας αναλαμβάνει κυρίως βασικά διοικητικά καθήκοντα όπως η καταχώριση δεδομένων, η σύνταξη αναφορών και η προετοιμασία πρακτικών συναντήσεων μαζί με την εκτέλεση βασικών λογιστικών καθηκόντων και εργασιών γραφείου. 

Αντίθετα, η γραμματειακή υποστήριξη εκτός από διοικητική βοήθεια περιλαμβάνει και καθήκοντα όπως η ανάθεση εργασιών σε άλλους υπαλλήλους, ο συντονισμός projects και η ευθύνη για την αποτελεσματική λειτουργία διαδικασιών σε ολόκληρο τον οργανισμό/εταιρεία. Έτσι, ο ρόλος είναι πιο ευέλικτος, χαρακτηρίζεται από περισσότερες ευθύνες και συνεπάγεται συνδυασμό οργανωτικών, επικοινωνιακών και ηγετικών δεξιοτήτων.  

Ένας/μία υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης που εργάζεται ως personal assistant είναι καλό να συνδυάζει οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες με υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού. Σημαντικά προσόντα είναι η εμπειρία σε διοικητικούς ρόλους, η ικανότητα διαχείρισης χρόνου, ο χειρισμός εμπιστευτικών πληροφοριών με διακριτικότητα και εχεμύθεια, καθώς και η εξοικείωση με εργαλεία γραφείου και ψηφιακές πλατφόρμες.

Παράλληλα, ένας/μία personal assistant χρειάζεται να είναι ευέλικτος/η και να προσαρμόζεται στις μεταβολές προτεραιοτήτων, να οργανώνει ταξίδια και συναντήσεις, να διαχειρίζεται την καθημερινή επικοινωνία (emails, τηλεφωνικές κλήσεις, ραντεβού) και να στηρίζει στελέχη σε projects και παρουσιάσεις. Η λήψη πρωτοβουλιών και η δεξιότητα επίλυσης προβλημάτων, το multitasking με σωστή ιεράρχηση προτεραιοτήτων, η προσοχή στη λεπτομέρεια και η εργασία υπό πίεση, αποτελούν ουσιαστικά στοιχεία επιτυχίας. Η άριστη χρήση MS Office και σύγχρονων ψηφιακών εργαλείων ολοκληρώνει το προφίλ ενός/μιας επιτυχημένου/ης personal assistant.

Η εργασία ενός/μιας γραμματέα περιλαμβάνει βασικά διοικητικά και επικοινωνιακά καθήκοντα που διασφαλίζουν την ορθή λειτουργία του γραφείου. Ένας/μία γραμματέας χρειάζεται να διαθέτει οργανωτικές δεξιότητες, προσοχή στη λεπτομέρεια και ευχέρεια στη χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων για να εκτελεί αποτελεσματικά τα καθήκοντα του ρόλου. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα είναι: 

• διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας
• αρχειοθέτηση εγγράφων και καταχώριση δεδομένων
• οργάνωση ραντεβού και συναντήσεων
• εξυπηρέτηση τηλεφωνικών κλήσεων και αιτημάτων
• διαχείριση εξοπλισμού γραφείου (φωτοτυπικά, σαρωτές, τηλεφωνικά κέντρα)
• ταξινόμηση εγγράφων και πρακτικών
• εκτέλεση λογιστικών εργασιών
• συνεργασία με πελάτες ή άλλα τμήματα

Οι personal assistant θέσεις εργασίας συνδυάζουν διοικητικά και οργανωτικά καθήκοντα με πιο εξατομικευμένη υποστήριξη σε στελέχη ή ομάδες στελεχών. Ένας/μία personal assistant αναλαμβάνει ρόλο-κλειδί στη διαχείριση της καθημερινότητας ενός οργανισμού, λειτουργώντας ως το πρώτο σημείο επαφής και συμβάλλοντας στην ομαλή ροή της επικοινωνίας. Στις βασικές αρμοδιότητες περιλαμβάνονται η διαχείριση ημερολογίων, η οργάνωση συναντήσεων και η παρακολούθηση υπενθυμίσεων, η διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων και emails, καθώς και η προετοιμασία παρουσιάσεων, αναφορών και πρακτικών. 

Επίσης, ο/η personal assistant οργανώνει ταξίδια και logistics, προτεραιοποιεί αιτήματα εκ μέρους του manager και φροντίζει ώστε οι πληροφορίες να φτάνουν έγκαιρα στους κατάλληλους συνεργάτες. Η διακριτικότητα, η προσαρμοστικότητα και οι οργανωτικές δεξιότητες, υποστηρίζουν αποτελεσματικά την καθημερινή λειτουργία και στρατηγική του οργανισμού.