γραμματέας

Ως γραμματέας, καταχωρείς δεδομένα, όπως είναι η εισαγωγή πληροφοριών σε βάσεις δεδομένων και συστήματα υπολογιστών. Φροντίζεις επίσης, ώστε τα έγγραφα και τα αρχεία της εταιρείας να είναι ενημερωμένα. Άλλες αρμοδιότητές σου περιλαμβάνουν τη σύνταξη επιστολών, τη δημιουργία αναφορών και την οργάνωση εγγράφων.

Στις αρμοδιότητές σου είναι να ενημερώνεις τις βάσεις δεδομένων των ασθενών με τις σχετικές πληροφορίες. Διασφαλίζεις ότι το νοσοκομείο ή το ιατρείο έχει τα σωστά προσωπικά στοιχεία και ιατρικά αρχεία του ασθενούς. Τέλος, σε μία ιδιωτική κλινική, διαχειρίζεσαι τα ραντεβού των ασθενών και απαντάς σε τηλεφωνήματα.

Στα καθήκοντά σου είναι η σωστή λειτουργία και η διαχείριση του δικηγορικού γραφείου. Διαχειρίζεσαι τα αρχεία και την αλληλογραφία, συντάσσεις νομικά έγγραφα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τέλος, εκτελείς όλες τις εργασίες καταχώρησης δεδομένων που αφορούν σε ένα νομικό περιβάλλον.

Μερικά από τα καθήκοντα και τις ευθύνες ενός/μιας γραμματέα περιλαμβάνουν:

• Ταξινόμηση αναφορών και εγγράφων: η κύρια αρμοδιότητά σου είναι η σωστή οργάνωση του γραφείου. Αυτό σημαίνει ότι ταξινομείς τα έγγραφα σωστά και με αποτελεσματικό τρόπο. Όταν ένας συνάδελφος ζητήσει ένα έγγραφο, τον βοηθάς να το βρει, διασφαλίζοντας τη σωστή οργάνωση. 
• Εκτέλεση βασικών λογιστικών καθηκόντων: ως γραμματέας αναλαμβάνεις ορισμένες βασικές αρμοδιότητες που αφορούν το λογιστικό κομμάτι του γραφείου. Για παράδειγμα, τηρείς βασικά λογιστικά αρχεία και συλλέγεις τις αποδείξεις ή τα τιμολόγια για να τα διαβιβάσεις στο τμήμα λογιστηρίου.
• Απάντηση σε αιτήματα κι ερωτήσεις: η εργασία σου περιλαμβάνει τη διαχείριση του τηλεφωνικού κέντρου. Απαντάς σε τηλεφωνήματα που δέχεται το γραφείο και στα σχετικά επαγγελματικά ερωτήματα ώστε να παρέχεις την καλύτερη εξυπηρέτηση στους πελάτες. Επίσης, ανακατευθύνεις τις κλήσεις στο κατάλληλο τμήμα για περαιτέρω βοήθεια. Ορισμένες φορές, απαντάς σε αιτήματα που πραγματοποιούνται μέσω των εταιρικών email και των social media.
• Χειρισμός μηχανημάτων και εξοπλισμού γραφείου: ως γραμματέας, αναλαμβάνεις το μεγαλύτερο μέρος των εργασιών εκτύπωσης στο γραφείο. Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείς ποικιλία εξοπλισμού γραφείου και μηχανημάτων, όπως φωτοτυπικά, συστήματα τηλεφωνητή και σαρωτές. Τέλος, φροντίζεις ώστε όλα τα μηχανήματα κι ο εξοπλισμός να λειτουργούν άριστα και διασφαλίζεις ότι το γραφείο διαθέτει επαρκή γραφική ύλη.
• Διαχείριση αλληλογραφίας: σε ορισμένα γραφεία, οι γραμματείς λαμβάνουν την αλληλογραφία και τα δέματα που αποστέλλονται στην εταιρεία. Στις αρμοδιότητές σου είναι να τα ταξινομείς και να τα παραπέμπεις στα ανάλογα τμήματα. 

Οι γραμματείς συνήθως εργάζονται σε γραφεία στον δημόσιο και ιδιωτικό τομέα. Σε ορισμένες εταιρείες, αναλαμβάνεις το ρόλο της υποδοχής, καλωσορίζοντας τους επισκέπτες και οργανώνοντας τα ραντεβού τους. Είναι ακόμη απαραίτητο να έχεις καλές δεξιότητες τηλεφωνικής επικοινωνίας, δεδομένου ότι συνομιλείς τηλεφωνικώς με τους πελάτες. 

Ίσως ταξιδεύεις για συνέδρια ή εκδηλώσεις που διοργανώνει η εταιρεία σου σε άλλες τοποθεσίες καθόλη τη διάρκεια του χρόνου. Ωστόσο, το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας σου το περνάς στο γραφείο για να διασφαλίσεις την ομαλή λειτουργία του.

Ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο εργάζεσαι, είναι πιθανό να βρεθείς σε κοινά επαγγελματικά περιβάλλοντα με υπαλλήλους γραφείου, office administrators και υπαλλήλους data entry. Ακόμη, συνεργάζεσαι με receptionists, couriers και coordinators.

Οι περισσότεροι/ες γραμματείς εργάζονται 40 ώρες εβδομαδιαίως με πλήρη απασχόληση. Ορισμένοι/ες νομικοί γραμματείς εργάζονται περισσότερες από 40 ώρες την εβδομάδα, αλλά δεν υπερβαίνουν τις 48 ώρες που ορίζει ο νόμος περί εργασίας. Επίσης, έχεις τη δυνατότητα να ολοκληρώσεις τις εργασίες σου από το σπίτι (remotely). Πολλές εταιρείες προσφέρουν ευκαιρίες εργασίας από το σπίτι, καθώς και άλλες ευκαιρίες για απομακρυσμένη εργασία γραμματειακής υποστήριξης. 

Η εργασία ως γραμματέας είναι μια entry-level θέση που μπορεί να οδηγήσει σε μία μακροχρόνια καριέρα. Μπορείς να εξελίξεις την καριέρα σου και να γίνεις admin assistant ή διευθυντής/τρια γραφείου. Υπάρχουν επίσης διαθέσιμες επιλογές εξειδίκευσης. Για παράδειγμα, ορισμένοι/ες γραμματείς γίνονται λογιστές και βελτιώνουν τα προσόντα τους για να απασχοληθούν σε ανάλογες θέσεις. Οι γραμματείς που εργάζονται στην αρχειοθέτηση κάποιου νοσοκομείου μπορούν να εξειδικευτούν στη διοίκηση και να γίνουν επίσης διευθυντές ή managers σε ιδρύματα κοινωνικής μέριμνας.

Η Randstad προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα:

• ένα άτομο επικοινωνίας πάντα διαθέσιμο στο οποίο μπορείς να απευθυνθείς και να ζητήσεις βοήθεια.
• ευρύ φάσμα θέσεων εργασίας στην περιοχή σου.

Ως γραμματέας, αναλαμβάνεις να διεκπεραιώνεις διάφορες εργασίες γραφείου. Οι κύριες αρμοδιότητές σου είναι κυρίως γραφειοκρατικού και επικοινωνιακού χαρακτήρα. Απαντάς σε τηλεφωνήματα, προγραμματίζεις συναντήσεις και έρχεσαι σε επικοινωνία με τους πελάτες. Εκτός από τα καθήκοντα που σχετίζονται με την επικοινωνία, εκτελείς μια σειρά από εργασίες γραμματειακής φύσης όπως είναι η σύνταξη επιστολών και εγγράφων, η αρχειοθέτηση, και η καταχώριση δεδομένων για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας του γραφείου.

Η εργασία ως γραμματέας είναι μια αξιόλογη καριέρα με προοπτικές. Ο μέσος μισθός ενός/μιας γραμματέα στην Ελλάδα είναι 23.000€ ετησίως, ενώ η μέση ωριαία αμοιβή είναι περίπου 11€. Σε μια entry-level θέση ξεκινάς με μισθό περίπου 17.000€ ετησίως. Καθώς αποκτάς περισσότερη εμπειρία και προσόντα, οι απολαβές σου μπορούν να αυξηθούν σταδιακά σε πάνω από 27.000€ ετησίως. Ακόμη, η απασχόληση ως γραμματέας σε μια μεγάλη εταιρεία, σου δίνει τη δυνατότητα για υψηλότερο μισθό λόγω των πιο περίπλοκων καθηκόντων που ορίζει η θέση. 

Για να γίνεις επιτυχημένος/ή γραμματέας, χρειάζεσαι δεξιότητες multitasking όπως και δεξιότητες καλής οργάνωσης. Είναι σημαντικό να ολοκληρώνεις τις εργασίες σου εγκαίρως και να διατηρείς το γραφείο οργανωμένο. Σε εταιρείες, στις οποίες έρχεσαι σε επαφή με τους πελάτες, δεξιότητες επικοινωνίας είναι απαραίτητες. Σε ορισμένες ειδικότητες της θέσης, όπως είναι ο/η νομικός γραμματέας ή ο/η ιατρικός γραμματέας, χειρίζεσαι εμπιστευτικές πληροφορίες και στοιχεία. Συνεπώς, είναι αναγκαίο να είσαι διακριτικός/ή και εχέμυθος/η. 

Είναι εφικτό να γίνεις γραμματέας στην Ελλάδα χωρίς να είσαι απόφοιτος τριτοβάθμιας εκπαίδευσης, εφόσον ολοκληρώσεις τη δευτεροβάθμια εκπαίδευση και αποκτήσεις εργασιακή εμπειρία. Ωστόσο, η κατοχή βασικών ακαδημαϊκών προσόντων ή επαγγελματικής κατάρτισης βελτιώνει τις προοπτικές απασχόλησης και τις απολαβές σου. Σε εξειδικευμένες θέσεις γραμματέα, πιο περίπλοκες, είναι απαραίτητο το πτυχίο πανεπιστημίου. 

Η εργασία ως γραμματέας αποτελεί εξαιρετική επιλογή για όσους επιθυμούν να ξεκινήσουν την καριέρα τους στη διοίκηση. Προσφέρει ελκυστικό μισθό και προοπτικές επαγγελματικής εξέλιξης. Επιπλέον, ο συγκεκριμένος ρόλος, σου δίνει την ευκαιρία να αναπτύξεις χρήσιμες δεξιότητες, όπως είναι η διαχείριση χρόνου και η οργάνωση, δεξιότητες απαραίτητες για την επιτυχή απασχόληση σε ανώτερα διοικητικά πόστα.

Τα βήματα για την αναζήτηση εργασίας ως γραμματέας είναι απλά. Ξεκίνα την αναζήτηση στις θέσεις εργασίας μας. Βρήκες αυτό που σου ταιριάζει; Τότε συμπλήρωσε την αίτησή σου χρησιμοποιώντας την επιλογή ‘κάνε την αίτησή σου’ στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας. Δεν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις εργασίας αυτή τη στιγμή; Τότε συνδέσου ή δημιούργησε ένα λογαριασμό για να ανεβάσεις το βιογραφικό σου ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σου ένας/μια υπεύθυνος/η προσλήψεων εάν προκύψει ανάλογη θέση εργασίας.