Πριν πας διακοπές, φύγεις για τριήμερο ή απλώς θες να αποσυνδεθείς από τη δουλειά, βεβαιώσου ότι έχεις ρυθμίσει το μήνυμα αυτοματοποιημένης απάντησης ‘εκτός γραφείου’, ώστε να μπορείς να περάσεις ποιοτικό χρόνο με τον εαυτό σου και τα αγαπημένα σου πρόσωπα.
Τα μηνύματα εκτός γραφείου, ή αλλιώς out of office (OoO), είναι αυτόματες απαντήσεις μέσω email που ειδοποιούν τους συναδέλφους ή τους πελάτες σου για την απουσία σου όταν προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σου για κάποια εργασία. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες για το πότε θα επιστρέψεις στη δουλειά και τι πρέπει να κάνουν εάν σε αναζητούν για επείγοντα ζητήματα.
Η ρύθμιση του μηνύματός OoO για την περίοδο που βρίσκεσαι σε άδεια μπορεί να σε βοηθήσει να βελτιώσεις την ψυχική σου υγεία. Καθώς πολλοί πλέον εργαζόμαστε από το σπίτι, είναι σημαντικό για εμάς να κάνουμε διαλείμματα, ακόμη και όταν ο υπολογιστής είναι κοντά μας. Το να μην ανοίγεις τα εισερχόμενά σου και να γνωρίζεις ότι οι συνάδελφοί σου καλύπτουν τη δουλειά σου μπορεί να σε βοηθήσει να ξεκουράσεις σωστά το σώμα και το μυαλό σου.
τι πρέπει να συμπεριλάβεις στο out of office email;
Τα βασικά στοιχεία ενός OoO email περιλαμβάνουν τον λόγο για τον οποίο λείπεις, πόσο καιρό θα λείπεις, την ημερομηνία επιστροφής στην οποία μπορείς να απαντήσεις, χρήσιμες οδηγίες και τα στοιχεία επικοινωνίας για άμεση βοήθεια ή επείγοντα θέματα.
Ένα καλό μήνυμα αυτόματης απάντησης πρέπει να είναι επαγγελματικό. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να είναι και βαρετό. Τα email ‘εκτός γραφείου’ είναι ένας καλός τρόπος για να προσθέσεις στοιχεία από την προσωπικότητα ή το χιούμορ σου στο εταιρικό περιβάλλον και δεν υπάρχει αμφιβολία ότι όλοι μας απολαμβάνουμε να λαμβάνουμε δημιουργικές αυτόματες απαντήσεις. Αξίζει επίσης, να σημειωθεί ότι θα πρέπει να λάβεις υπόψη την κουλτούρα και τις πολιτικές επικοινωνίας της εταιρείας στην οποία εργάζεσαι πριν δημιουργήσεις οποιαδήποτε αυτόματη απάντηση.
6 δημιουργικά παραδείγματα μηνυμάτων εκτός γραφείου που μπορείς να χρησιμοποιήσεις.
Ακολουθούν μερικές ενδιαφέρουσες και διασκεδαστικές αυτόματες απαντήσεις για διάφορες περιστάσεις. Μερικές ίσως να είναι λίγο πιο αστείες απ’οσο επιτρέπει το περιβάλλον στο οποίο εργάζεσαι. Διάλεξε αυτήν που σου ταιριάζει.
1. κλασική απάντηση μηνύματος ‘εκτός γραφείου’.
Εάν είσαι κλασικός τύπος, ένα απλό και περιεκτικό μήνυμα ‘εκτός γραφείου’ είναι αυτό που θα σου ταίριαζε. Θα πρέπει να αναφέρει ξεκάθαρα τον σκοπό και τον στόχο της αυτόματης απάντησης και να παρέχει μια εναλλακτική επαφή σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Ο συνολικός τόνος πρέπει να είναι ευγενικός και ευχάριστος και θα μπορούσε να μοιάζει κάπως έτσι:
Θέμα: Εκτός γραφείου
Γεια σας,
Ευχαριστώ για το email σας. Βρίσκομαι εκτός γραφείου με ετήσια άδεια από [ημερομηνία] έως [ημερομηνία]. Αναμένετε μια καθυστερημένη απάντηση από εμένα, καθώς δεν θα ελέγχω ενεργά τα εισερχόμενά μου κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Για επείγοντα ζητήματα, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με την/ον συνάδελφό μου στο [email].
2. απάντηση με fun facts.
Αν θέλεις να δώσεις περισσότερο χαρακτήρα, σκέψου το ενδεχόμενο να προσθέσεις μερικά διασκεδαστικά γεγονότα στα email σου ‘εκτός γραφείου’ και να μοιραστείς κάποιες πληροφορίες που σε ενδιαφέρουν με τα άτομα που επικοινωνούν μαζί σου. Θα ήταν επίσης καλή ιδέα να μοιραστείς fun facts που σχετίζονται με τον κλάδο στον οποίο εργάζεσαι.
Θέμα: Εκτός γραφείου
Γειά σας,
Είμαι εκτός γραφείου και δεν θα έχω πρόσβαση στα email μου μέχρι να επιστρέψω στις [ημερομηνία]. Ορίστε λοιπόν μερικές διασκεδαστικές πληροφορίες που θα σας κρατήσουν απασχολημένες/ους, όσο θα λείπω:
Η μεγάλη επιτυχία του Netflix «Squid Game» θα αποφέρει σχεδόν 900 εκατομμύρια δολάρια κέρδος (ουάου).
Το hot dog ήταν το πρώτο φαγητό που καταναλώθηκε στο διάστημα από τον Νηλ Άρμστρονγκ το 1969.
Οι συσκευές που σκανάρουν τα barcodes σαρώνουν μόνο το λευκό μέρος και όχι το μαύρο.
Εάν το μήνυμά σας απαιτεί επείγουσα απάντηση, επικοινωνήστε με την/τον συνάδελφό μου στο [email]. Εάν το αίτημά σας μπορεί να περιμένει, τότε απολαύστε αυτά τα διασκεδαστικά γεγονότα και θα επικοινωνήσω μαζί σας όταν επιστρέψω.
3. αναφορά στην ποπ κουλτούρα.
Δεν είναι κακό να πάρεις άδεια για να παρακολουθήσεις μια πολυαναμενόμενη τηλεοπτική σειρά ή ταινία. Η αναφορά στην ποπ κουλτούρα είναι ένας καλός τρόπος για να μοιραστείς στοιχεία από την προσωπικότητά σου με άλλους. Εάν είσαι πρόθυμη/ος να φανείς δυνητικά ιδιόρρυθμη/ος, μπορείς να είσαι ειλικρινής σχετικά με αυτό στο email σου ‘εκτός γραφείου’. Πολλές/οί θα ταυτιστούν μαζί σου.
Θέμα: Εκτός γραφείου
Γειά σας,
Βρίσκομαι εκτός γραφείου για να δω μια ταινία και να ζήσω για λίγο σε έναν κόσμο φαντασίας όπου όλα είναι εντάξει. Εάν επικοινωνείτε μαζί μου για επαγγελματικούς σκοπούς, θα έχω περιορισμένη πρόσβαση στα email μου. Αν θέλετε να συζητήσουμε για τις αγαπημένες μας ταινίες φαντασίας, τότε η πρόσβασή μου στα εισερχόμενά μου ίσως να μην είναι και τόσο περιορισμένη.
Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με την/τον συνάδελφό μου που δεν είναι μεγάλος φαν αυτών των ταινιών στο [email]. Εναλλακτικά, περιμένετε την επιστροφή μου στην πραγματικότητα που θα συμβεί στις [ημερομηνία] και θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό.
4. έξυπνο και αστείο.
Για να ζωντανέψετε τα πράγματα, μπορείτε να προσπαθήσετε να προσθέσετε λίγο σαρκαστικό χιούμορ στο ‘out of office’ email σας. Τα αστεία μηνύματα ‘εκτός γραφείου’ θα χαρίσουν στο άτομο που σου στέλνει email μια γενναία δόση γέλιου ίσως ακόμη και να του φτιάξεις τη μέρα.
Ωστόσο, αυτό ισχύει μόνο εάν εργάζεσαι σε ένα περιβάλλον που το επιτρέπει και δεν θα έχει ως αποτέλεσμα την επισήμανση του email σου στο τμήμα HR.
Θέμα: Εκτός γραφείου
Hello from the other side,
Ευχαριστώ για αυτό το email. Λυπάμαι που αυτή η αυτόματη απάντηση σάς έδωσε την εσφαλμένη αίσθηση ότι απάντησα τόσο άμεσα. Στην πραγματικότητα είμαι εκτός γραφείου και θα επιστρέψω στις [ημερομηνία].
Δεδομένου ότι ζω στον 21ο αιώνα, δυστυχώς, θα εξακολουθώ να έχω πρόσβαση στο τηλέφωνό μου και στα εισερχόμενά μου. Ωστόσο, θα επιλέξω να τα αγνοήσω μέχρι να επιστρέψω. Για πιο γρήγορη απάντηση, θα σας πρότεινα να με παρακολουθήσετε στο Instagram, να καταλάβετε σε ποια χώρα και σε ποιο ξενοδοχείο βρίσκομαι, να τηλεφωνήσετε στη ρεσεψιόν και να αφήσετε ένα μήνυμα που δεν θα φτάσει ποτέ σε μένα.
Εάν είναι κάτι επείγον που με αφορά, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο [αριθμό κινητού]. Αλλά να έχετε κατά νου ότι μια μέρα, θα σας αναταποδώσω την ταλαιπωρία που μου προσφέρατε κατά τη διάρκεια των διακοπών μου. Εναλλακτικά, αν δεν μπορείτε πραγματικά να περιμένετε, μπορείτε να απευθυνθείτε στην/ον συνάδελφό μου στο [email] η/ο οποία/ος θα χαρεί να σας βοηθήσει.
5. ενημερωτικό ή προωθητικό.
Εάν έχεις κάτι να προωθήσεις,το OoO email είναι ιδανικό. Μπορείς να δώσεις σε όσους επικοινωνήσουν μαζί σου μια ματιά στα νέα σου δημοσιευμένα άρθρα, έργα, συνεργασίες ή επερχόμενες εκδηλώσεις στα μηνύματα αυτόματης απάντησης. Φρόντισε να συμπεριλάβεις τις απαραίτητες λεπτομέρειες, συνδέσμους ή πηγές στο email σου.
Μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις το OoO μήνυμά σου για να αυξήσεις το κοινό των προσωπικών ή επαγγελματικών σου μέσων κοινωνικής δικτύωσης προσθέτοντας τους λογαριασμούς σου και ζητώντας τους να σε ακολουθήσουν ή να μοιραστούν το περιεχόμενό σου.
Θέμα: Εκτός γραφείου
Γεια,
Ευχαριστώ για το email σας. Θα βρίσκομαι εκτός γραφείου από [ημερομηνία] έως [ημερομηνία]. Δεν θα ελέγξω το email μου κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ευτυχώς όμως, οι δραστηριότητες μας συνεχίζονται κανονικά και έχουν πολύ ενδιαφέρον. Μείνετε ενημερωμένες/οι -με το πιο φρέσκο περιεχόμενο στο website μας το οποίο μπορείτε να απολαύσετε και να μοιραστείτε με άλλους. Είμαι βέβαια/ος ότι θα το βρείτε εξαιρετικά χρήσιμο.
Αν θέλετε να διαβάσετε το πιο πρόσφατο άρθρο μου, κάντε κλικ εδώ. Εάν έχετε απορίες για υπηρεσίες που προσφέρουμε αλλά και τις τιμές, κάντε κλικ εδώ. (Το ίδιο μπορείς να κάνεις για συχνές ερωτήσεις, για υποβολή φόρμας αιτήματος κλπ.)
Μέχρι να επιστρέψω στο γραφείο, εδώ είναι οι σύνδεσμοι στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης: [ΣΥΝΔΕΣΜΟΣ FACEBOOK] [ΣΥΝΔΕΣΜΟΣ TWITTER] [ΣΥΝΔΕΣΜΟΣ INSTAGRAM].
Για επείγοντα θέματα, επικοινωνήστε με την/ον συνάδελφό μου στο [email].
6. lead generation.
Μπορείς επίσης να αξιοποιήσεις τα μηνύματά ‘εκτός γραφείου’ ως μέσο απόκτησης δυνητικών πελατών και να κατευθύνεις όσες/ους επικοινωνούν μαζί σου σε μια σελίδα προϊόντος, υπηρεσίας ή σε κάποιο υλικό με δυνατότητα λήψης. Αυτός ο τύπος μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ιδανικός για την αύξηση των πωλήσεων.
Στο τέλος του email αυτόματης απάντησης, μπορείς να προσθέσεις ένα banner με δυνατότητα κλικ ή μια συγκεκριμένη παρότρυνση για δράση (CTA), όπως να ζητήσεις από την/ον αποστολέα να εγγραφεί σε ένα webinar ή σε μια δωρεάν δοκιμή προϊόντος ή να της/του προσφέρεις έκπτωση για κάποιο προϊόν ή υπηρεσία.
Θέμα: Εκτός γραφείου
Γεια,
Ευχαριστώ για το email σας. Αυτήν τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου με περιορισμένη πρόσβαση στα email μου. Θα επιστρέψω στις [ημερομηνία] και θα προσπαθήσω να απαντήσω στο μήνυμά σας το συντομότερο δυνατό.
Εάν είναι επείγον, επικοινωνήστε με την/ον συνάδελφό μου στο [email] η/ο οποία/ος θα χαρεί να βοηθήσει.
Στο μεταξύ, έχετε διαβάσει το νέο μας webinar σχετικά με το personal branding; Παρέχει πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Μπορείτε να δείτε το video on-demand εδώ [διεύθυνση URL].
τι να αποφύγεις ή να μην συμπεριλάβεις στο out of office email;
Εάν θέλεις πραγματικά να απολαύσεις τον ελεύθερο χρόνο σου εκτός δουλειάς, μην ενημερώσεις ότι θα ελέγχεις περιοδικά το email σου, καθώς δημιουργεί την προσδοκία ότι θα απαντήσεις όσο βρίσκεσαι σε άδεια. Το να μην ελέγχεις τα email της εργασίας σου είναι ένας καλός τρόπος για να ανανεωθείς και να ενισχύσεις την ψυχική και σωματική σου υγεία.
Κάτι ακόμα που θα ήταν καλό να προσέξεις είναι να μην δώσεις υπερβολικές πληροφορίες για το τι θα κάνεις όσο λείπεις. Όταν βρίσκεσαι σε άδεια, το πώς και πού θα επιλέξεις να περάσεις το χρόνο σου είναι προσωπικό ζήτημα. Όσο περισσότερο συνδυάζεις τα προσωπικά και τα εργασιακά, τόσο θα δυσκολευτεις να ξεκουραστείς. Η πληροφορία "είμαι σε ετήσια άδεια" είναι υπεραρκετή.
δυσκολεύεσαι να πάρεις άδεια από τη δουλειά;
Παρόλο που όλοι κάνουμε ένα διάλειμμα για τις διακοπές που μας αξίζουν ή απλώς για προσωπικούς λόγους, εξακολουθεί να είναι συνηθισμένη πρακτική να είμαστε διαθέσιμοι για επείγοντα ζητήματα που σχετίζονται με την εργασία μας.
Ωστόσο, εάν αισθάνεσαι ότι δεν μπορείς να ξεκουραστείς κατά τη διάρκεια της άδειας σου επειδή οι άνθρωποι απλώς δεν σταματούν να καλούν στο τηλέφωνο έκτακτης ανάγκης και νιώθεις πως έχει χαθεί η ισορροπία ανάμεσα στην προσωπική και την επαγγελματική σου ζωή, ίσως είναι καιρός να σκεφτείς μια αλλαγή σταδιοδρομίας. Μια αλλαγή που πραγματικά θα σου επιτρέπει να πάρεις μια ανάσα όταν το χρειάζεσαι.
Φτιάξε το λογαριασμό σου στη Randstad και άσε μας να σε βοηθήσουμε να βρεις μια θέση εργασίας που όχι μόνο εκτιμά τις δεξιότητες και τις δυνατότητές σου, αλλά προσφέρει επίσης την απαραίτητη ισορροπία έχεις ανάγκη.