13 tips βελτίωσης της παραγωγικότητας που μπορείτε να εφαρμόσετε στην εταιρεία σας.

1. επιτρέψετε την ευελιξία, όπου είναι εφικτό 

Είναι γνωστό ότι η ευελιξία στο ωράριο μπορεί να οδηγήσει στην αύξηση της παραγωγικότητας. Ένας λόγος που συμβαίνει αυτό είναι γιατί κάθε άνθρωπος έχει μια προδιάθεση να είναι πιο παραγωγικός/η σε διαφορετικές ώρες της ημέρας. Οι ρυθμοί των ανθρώπων διαφέρουν, εξαιτίας της διαδικασίας κατά την οποία το σώμα επεξεργάζεται την ρύθμιση των επιπέδων του ύπνου και της ενέργειας. 

Η ευελιξία δίνει τη δυνατότητα στους εργαζόμενους να δημιουργήσουν το δικό τους πρόγραμμα όπως αυτοί επιθυμούν. Η φύση και οι ανάγκες της εταιρείας είναι εκείνες, οι οποίες θα καθορίσουν αν μπορεί να εφαρμοστεί η ευελιξία. Αρκετοί εργοδότες, τείνουν όμως να ισορροπούν την κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης, επιτρέποντας στο ανθρώπινο δυναμικό ταυτόχρονα να εργάζεται όποτε εκείνο θεωρεί ότι αποδίδει καλύτερα. 

2. ευκαιρίες εκπαίδευσης για το ανθρώπινο δυναμικό 

Είναι γεγονός ότι οι εργαζόμενοι, οι οποίοι ξέρουν ακριβώς τις αρμοδιότητες της εργασίας τους, έχουν αυτοπεποίθηση και είναι πιο γρήγοροι και ακριβείς, σε αντίθεση με τους εργαζομένους, οι οποίοι δεν γνωρίζουν τα καθήκοντά τους. 

Μπορείτε να αφιερώσετε λίγο χρόνο να δημιουργήσετε ένα πλάνο εκπαίδευσης για όλους τους εργαζόμενους. Συμπεριλάβετε ένα πλάνο onboarding, το οποίο θα προετοιμάζει τα ταλέντα με τον κατάλληλο τρόπο, έτσι ώστε να ενημερώνονται για τη συνεχή εκπαίδευση και καθοδήγηση, τις ευκαιρίες ανέλιξης καθώς και την εκπαίδευση για θέματα πολιτικών και κανονιστικής συμμόρφωσης. 

3. ενθαρρύνετε την υγεία και την ευεξία

Τα δεδομένα που συγκεντρώθηκαν από το πανεπιστήμιο Carnegie UK, δηλώνουν ότι η υγεία, η ασφάλεια και η ψυχοκοινωνική ευημερία έχουν αντίκτυπο στην παραγωγικότητα. Στην έρευνα, επίσης, διαπιστώθηκε ότι άλλοι σημαντικοί παράγοντες που εμφανίζονται είναι οι απολαβές και τα προνόμια. Η ευημερία των εργαζομένων είναι απαραίτητη για την βελτίωση της παραγωγικότητας.

Στην συνέχεια θα βρείτε μερικές στρατηγικές που μπορούν να συνεισφέρουν στην ευημερία του ανθρώπινου δυναμικού. 

• αξιοποίηση χώρων εργασίας 

Παροτρύνετε τους εργαζομένους να αξιοποιούν τα διαλείμματα τους σε ειδικά διαμορφωμένους χώρους. Μπορείτε να προσαρμόσετε έναν χώρο όπου οι εργαζόμενοι θα μπορούν να περάσουν ποιοτικά και άνετα το διάλειμμά τους.

• προγράμματα ευεξίας

Μπορούν να συμπεριλαμβάνονται εσωτερικά στα πακέτα αποδοχών ή ακόμα και ξεχωριστά. Έτσι βοηθάτε τους εργαζομένους σας να συνδεθούν με τη γυμναστική ή μπορείτε να προσφέρετε και άλλες παροχές ευεξίας όπως ψυχολογική υποστήριξη.

• προτεραιότητα είναι η  ισορροπία προσωπικής και επαγγελματικής ζωής

Δημιουργήστε πολιτικές που βοηθούν τους εργαζόμενους να απολαμβάνουν τη ζωή τους, ενώ παράλληλα είναι επιτυχημένοι στην εργασία τους.

4. παρέχετε θετική ανατροφοδότηση (feedback)

Αναγνωρίζοντας την υψηλή παραγωγικότητα ή τις θετικές επιδόσεις των εργαζομένων εξυπηρετείτε δύο σημαντικούς σκοπούς. 

• Οι εργαζόμενοι νιώθουν ότι ανταμείβονται για την εργασία τους, έτσι είναι πιθανό να επαναλάβουν ίδιες επιδόσεις ή και ακόμα υψηλότερες.
• Σε συνδυασμό με τις ανταμοιβές δημιουργείται ένα πρότυπο ιδανικής επίδοσης. Με αυτό τον τρόπο, οι υπόλοιποι εργαζόμενοι θα προσπαθήσουν να μιμηθούν τα άτομα εκείνα με τις υψηλότερες αποδόσεις. 

5. υποστηρίξτε τα συχνά διαλείμματα 

Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά των εργαζομένων με την υψηλότερη παραγωγικότητα είναι η αξιοποίηση των συχνών διαλειμμάτων. 

Τα διαλείμματα μέσα στην ημέρα μπορούν να αποφέρουν καλύτερα αποτελέσματα στην παραγωγή. Η έννοια του διαλείμματος μπορεί να είναι, η εναλλαγή των αρμοδιοτήτων μετά από 45 με 50 λεπτά, έτσι το μυαλό και το σώμα των εργαζομένων ξεκουράζεται. 

6. τοποθετήστε τα ταλέντα στην θέση που τους ταιριάζει

Βρίσκοντας τον κατάλληλο ρόλο για τους εργαζομένους μπορείτε να αυξήσετε σημαντικά την παραγωγικότητα καθώς αξιοποιείτε τις δεξιότητες, την εμπειρία, τις γνώσεις αλλά και την επιθυμία για εργασία κάθε εργαζομένου/ης. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει, ότι για κάθε διαθέσιμη θέση εργασίας χρειάζεστε έναν/μια έμπειρο/η υποψήφιο/α, αλλά υπάρχουν φορές που θεωρείτε καλύτερο να προσλάβετε κάποιον/α με λιγότερη προϋπηρεσία ώστε να τον/την εκπαιδεύσετε. Δίνοντας προσοχή στην συνολική τοποθέτηση ενός ταλέντου, ευνοούνται τα επίπεδα παραγωγικότητας. Παρακάτω θα βρείτε μερικές συμβουλές για να το πετύχετε.

• Κατανοήστε τις δεξιότητες και την εμπειρία κάθε ταλέντου, καθώς και πώς αυτά μπορούν να εφαρμοστούν με επιτυχία σε έναν ρόλο μέσα στην εταιρεία σας. 
• Ρωτήστε τους εργαζόμενους, ποιοι είναι οι προσωπικοί τους στόχοι και τι αναμένουν από την εργασία τους, ώστε να καταλήξετε ποιος ρόλος τους ταιριάζει. 
• Ακόμα και αν πετύχατε να τοποθετήσετε τον/την εργαζόμενο/η στην κατάλληλη θέση, είναι χρήσιμο να αξιολογήσετε ξανά το ανθρώπινο δυναμικό σας, ώστε να αντιλαμβάνεστε πότε είναι ιδανικό να μετακινήσετε έναν/μια εργαζόμενο/η σε κάποιον άλλο ρόλο. 

7. δημιουργήστε σχετικούς και ξεκάθαρους στόχους

Οι επιστήμονες έχουν αναλύσει την παραγωγικότητα με βάση την ποιότητα και με βάση την ποσότητα, εξετάζοντας το ενδεχόμενο αν ο καθορισμός σαφών στόχων, εξαιρώντας άλλους παράγοντες όπως τα οικονομικά κίνητρα για παράδειγμα, επηρεάζει την απόδοση. Τα αποτελέσματα έδειξαν ότι ακόμα και χωρίς την ύπαρξη κάποιου κινήτρου, οι εργαζόμενοι/ες αύξησαν την απόδοση τους από το 12% στο 15%, λόγω των στόχων.

ο καθορισμός στόχων μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα γιατί:

• Οι εργαζόμενοι/ες έχουν κάτι να πετύχουν μέσω της εργασίας τους. 

Αρκετοί/ες εργαζόμενοι/ες θέλουν να είναι επιτυχημένοι, για αυτό τον λόγο είναι ωφέλιμο να τους βάλετε όρια και να τους καθοδηγήσετε. 

• Ωθεί τους εργαζόμενους να καταφέρουν περισσότερα.

Η δημιουργία ενός στόχου, είναι μια ευκαιρία για να κινητοποιηθούν οι εργαζόμενοι/ες στο σύνολο και να αναλάβουν περισσότερες αρμοδιότητες. 

• Παροχή κινήτρων

Αν σκοπεύετε να παρακινήσετε τους εργαζόμενους με βραβεία και μπόνους ή με αυξήσεις μισθών ή προαγωγές, τότε είναι απαραίτητο να θέσετε το μέτρο σύγκρισης με τους στόχους.

8. αποφύγετε εργασίες που αποσπούν την προσοχή

Είναι σημαντικό να ελέγχετε τον φόρτο εργασίας και τις λειτουργίες της επιχείρησης για να μειώσετε τους περισπασμούς σε όλα τα επίπεδα. Μπορείτε να ελαττώσετε τα περιττά meetings, τα emails και τις ανακοινώσεις, ώστε να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι/νες δε διακόπτουν την εργασία τους για να απασχοληθούν με μείζονος σημασίας ζητήματα. 

Μπορείτε επίσης να εντοπίσετε τις αιτίες που καθυστερούν τους εργαζομένους κατά την εργασία τους και να βρείτε λύσεις για να επανέλθει η παραγωγική διαδικασία σε μια κανονική ροή. 

9. τοποθετήστε ως προτεραιότητα την ποιότητα

Κατά τη παραγωγική διαδικασία, ο στόχος δεν είναι η ολοκλήρωση συγκεκριμένων αρμοδιοτήτων αλλά η ποιότητα αυτών ανεξάρτητα από το αν το προϊόν ή η υπηρεσία μας θα βρεθεί κατευθείαν στον πελάτη ή είναι κομμάτι για το επόμενο στάδιο της διαδικασίας παραγωγής. Τα κακής ποιότητας αποτελέσματα μειώνουν τον ρυθμό της παραγωγικής διαδικασίας, αυτό συμβαίνει γιατί για την επιτυχή ολοκλήρωση τους χρειάζονται να επεξεργαστούν ξανά δυο ή ακόμα και τρεις φορές παραπάνω. 

Για την καταπολέμηση του παραπάνω προβλήματος, μπορείτε να εφαρμόσετε παραγωγικές διαδικασίες, ευκαιρίες εκπαίδευσης και πολιτικές που στοχεύουν στην ποιότητα. Μερικές φορές είναι πιθανό να μειώσετε την παραγωγική διαδικασία, για να εξασφαλίσετε ότι κάθε αποτέλεσμα είναι ποιοτικά κατάλληλο.

10. αυξήστε την αφοσίωση των εργαζομένων

Τα προνόμια ενός αφοσιωμένου ανθρώπινου δυναμικού ποικίλουν. Η κερδοφορία, η ασφάλεια και η διατήρηση των πελατών είναι βασικά χαρακτηριστικά μιας επιτυχημένης εταιρείας που στελεχώνει αφοσιωμένους εργαζομένους

για να ενισχύσετε την αφοσίωση των ταλέντων σας μπορείτε να εφαρμόσετε να εξής:

• Διαμόρφωση ενός ανθρώπινου δυναμικού χωρίς αποκλεισμούς και θετική εταιρική κουλτούρα.
• Ενθάρρυνση της ανατροφοδότησης (feedback). Μην περιοριστείτε στην ατομική επίδοση, μπορείτε να ζητήσετε μια ειλικρινή γνώμη για την πορεία άλλων συναδέλφων ή ακόμα και για την διοίκηση.
• Ενδυνάμωση των εργαζομένων. Ωθήστε τους εργαζόμενους να αναλάβουν την ευθύνη της εργασίας τους και να παίρνουν κατάλληλες αποφάσεις. 
• Δημιουργία ομάδων με συνοχή, ώστε να αντιμετωπίζονται όλες οι εργασίες και οι στόχοι ομαδικά.

11. σκεφτείτε τους εργαζομένους ως άτομα 

Η ομαδικότητα είναι κρίσιμη για κάθε επιχείρηση, αλλά είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι το ανθρώπινο δυναμικό σας αποτελείται από μεμονωμένα άτομα. Κάτι το οποίο λειτουργεί θετικά ως προς την παραγωγικότητα για ένα άτομο, είναι πιθανό να μην είναι ιδανικό για κάποιον/α άλλον/η εργαζόμενο/η. Είναι πολύτιμο να συνεργάζεστε με τον ανθρώπινο δυναμικό σας, ώστε να διασφαλίσετε την ισότιμη διαχείριση όλων και στην συνέχεια να καταφέρετε να βρείτε έναν ξεχωριστό τρόπο για να παρακινήσετε κάθε εργαζόμενο/η.

Για παράδειγμα υπάρχουν εργαζόμενοι οι οποίοι δεν προτιμούν να είναι το επίκεντρο, έτσι θα προτιμούσαν μια ενημέρωση για την πρόοδο τους μέσω email, ενώ άλλοι θα ένιωθαν πιο άνετα να ειπωθεί η συγκεκριμένη ενημέρωση μπροστά σε όλη την ομάδα. 

12. βελτιώνοντας το εργασιακό περιβάλλον

Οι συνθήκες που υπάρχουν στον χώρο εργασίας, ο φωτισμός, το χρώμα και οι ήχοι, μπορούν να επηρεάσουν την παραγωγικότητα. 

Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι δηλώνουν ότι είναι πιο παραγωγικοί σε περιβάλλοντα τα οποία παρέχουν την κατάλληλη θερμοκρασία, διότι αισθάνονται πιο άνετα. Μελέτες έχουν δείξει ότι η κόπωση που προκαλείται από τη θερμότητα, μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα κατά 2%. 

Σύμφωνα με έρευνα,  το χρώμα στο χώρο εργασίας μπορεί να επηρεάσει την ποιότητα της παραγωγικότητας. Ένα ποσοστό εργαζομένων, δεν ήταν αρκετά λειτουργικό σε ένα χώρο με κόκκινο χρώμα, σε σχέση με έναν χώρο χρώματος μπλε. Επίσης, οι ερευνητές υποστηρίζουν ότι αρκετοί εργαζόμενοι είναι επιρρεπείς σε λάθη, όταν βρίσκονται σε έναν χώρο ο οποίος έχει χρώμα άσπρο. 

Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται να τοποθετήσετε τον θερμοστάτη σε μια συγκεκριμένη θερμοκρασία ή ότι είναι απαραίτητο να βάψετε τον χώρο σας σε αποχρώσεις του μπλε; Όχι απαραίτητα. Αλλά σημαίνει ότι πρέπει να σκεφτείτε πώς οι συνθήκες εργασίας επηρεάζουν τη μέση παραγωγικότητα των εργαζομένων. Παρακάτω, θα βρείτε μερικές αλλαγές που μπορείτε να εφαρμόσετε. 

• ήχος

Φροντίστε να υπάρχει ησυχία στο χώρο και οι εργαζόμενοι να μην μιλάνε δυνατά στο τηλέφωνο ή μεταξύ τους, προκαλώντας ηχορύπανση. 

• φως

Το φυσικό φως είναι συχνά μια θετική προσθήκη στο εργασιακό περιβάλλον, αλλά δεν είναι πάντα εφικτό. Μπορείτε να δοκιμάσετε διαφορετικές μορφές και ένταση φωτός, ώστε να ανακαλύψετε ποιος είναι ο κατάλληλος συνδυασμός. 

• χρώμα και σχέδια

Η δημιουργία οπτικά ευχάριστων χώρων εργασίας είναι σημαντική για τους εργαζομένους καθώς τα έντονα χρώματα μπορεί να τους αποσπούν την προσοχή.

13. συνεργαστείτε με μια εταιρεία ανθρώπινου δυναμικού 

Τέλος, μπορείτε να σκεφτείτε να συνεργαστείτε με μια εταιρεία HR, ώστε να βρείτε το κατάλληλο ταλέντο και στην συνέχεια να ενσωματωθεί πλήρως και αποτελεσματικά, παρέχοντας την κατάλληλη υποστήριξη και βοήθεια ενισχύοντας την παραγωγικότητα.