Συχνά, θεωρούμε ότι το να είναι κανείς παραγωγικός στη δουλειά του σημαίνει να κάνει περισσότερα πράγματα μέσα στη μέρα. Η αντίληψη αυτή, ωστόσο, φαίνεται να είναι λανθασμένη. Η παραγωγικότητα συνδέεται με την ικανότητα ενός ατόμου να ολοκληρώνει τα σημαντικά καθήκοντα της ημέρας έγκαιρα και με συνέπεια.
Δεν έχει, δηλαδή, τόση σημασία να είναι κανείς γρήγορος αλλά να διατηρεί ένα σταθερό ρυθμό στην εργασία του. Ακολουθούν κάποια tips που θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε την παραγωγικότητα στη δουλειά σας:
1. χωρίστε το χρόνο σας σε περιόδους
Αν σας εξυπηρετεί να έχετε μια λίστα με όλα τα καθήκοντα που έχετε για την κάθε ημέρα, μπορείτε να πάτε ένα βήμα παρακάτω, χωρίζοντας το χρόνο σας ανά περιόδους. Για παράδειγμα, μπορείτε να αφιερώσετε μία ώρα ανά ημέρα για να διαβάζετε τα emails σας ή 3 ώρες μάξιμουμ για συναντήσεις, ανάλογα βέβαια και με το φόρτο εργασίας σας.
2. ολοκληρώστε πρώτα τα σημαντικότερα καθήκοντα
Με το να σχεδιάσετε να ολοκληρώσετε πρώτα τις πιο σημαντικές υποχρεώσεις σας, θέτετε ένα καλό ρυθμό για την υπόλοιπη μέρα και αυτό σας βοηθάει να συνεχίσετε τη δουλειά σας με μεγαλύτερη ενέργεια και όρεξη. Αν το πιο σημαντικό project της ημέρας φαίνεται πολύ δύσκολο ή χρονοβόρο στην ολοκλήρωσή του, δοκιμάστε να το χωρίσετε σε μικρότερα μέρη και να κάνετε ένα βήμα κάθε φορά.
3. τυποποιήστε διαδικασίες που επαναλαμβάνονται
Αν μια τυπική μέρα περιλαμβάνει ανάγνωση και απάντηση των emails, τηλέφωνα σε πελάτες και συναντήσεις μεταξύ των διαφόρων τμημάτων μιας εταιρείας, μπορείτε να παρακολουθήσετε πόση ώρα ξοδεύετε σε κάθε ένα κομμάτι και ποια στιγμή της ημέρας είστε πιο παραγωγικός/η για το καθένα. Επίσης, μπορείτε να δείτε πότε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα απορροφά περισσότερο χρόνο απ’ ότι συνήθως και να βλέπετε την πρόοδό σας αν καταφέρετε να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο που διαθέτετε σε καθημερινές διαδικασίες.
4. ακολουθήστε τον κανόνα των δύο λεπτών
Η ιδέα είναι απλή: αν μια υποχρέωση απαιτεί λιγότερο από δύο λεπτά για να ολοκληρωθεί, ολοκληρώστε την εκείνη τη στιγμή. Διαφορετικά, υπάρχει περίπτωση να σας πάρει περισσότερο χρόνο. Για παράδειγμα, στην περίπτωση των emails, που ομολογουμένως καταλαμβάνουν μεγάλο χρόνο στην ημέρα του κάθε επαγγελματία, μπορείτε να εντοπίσετε ποια από αυτά απαιτούν δύο λεπτά ή λιγότερα για να απαντηθούν και να απαντήσετε σε αυτά κατευθείαν. Τα υπόλοιπα μπορεί να απαντηθούν σε επόμενο χρονικό διάστημα. Έτσι, αποφεύγετε να “σπαταλήσετε” τις παραγωγικές σας ώρες σε κάτι που μπορεί να γίνει οποιαδήποτε ώρα της ημέρας.
5. οργανωθείτε
Η οργάνωση είναι το παν. Δε χρειάζεται να έχετε καθαρό μόνο το γραφείο σας αλλά και τα αρχεία του υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να βρίσκετε εύκολα αυτό που ψάχνετε και να μη χάνετε πολύτιμο χρόνο.
6. θέστε προτεραιότητες
Μπορείτε να οργανώνετε τι πρέπει να κάνετε κάθε μέρα ήδη από το τέλος της προηγούμενης. Εντοπίστε ποιες υποχρεώσεις πρέπει να γίνουν και σε πόσο σύντομο χρονικό διάστημα. Έτσι, ακόμα και αν σας τύχει κάτι απρόσμενο που σας καθυστερήσει, θα είστε σε θέση να γνωρίζετε ποια καθήκοντά σας μπορούν να αναβληθούν και ποια πρέπει να ολοκληρωθούν άμεσα.
7. ελαχιστοποιήστε τυχόν περισπασμούς
Όποτε μπορείτε, βάλτε το κινητό σας στο αθόρυβο ή απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις του υπολογιστή σας σε συγκεκριμένη ώρα της ημέρας που πρέπει να κάνετε κάτι σημαντικό. Όταν ασχολείστε με σημαντικά καθήκοντα, μία κλήση ή ένα email που δεν είναι επείγον μπορεί να σας κάνει να χάσετε τη συγκέντρωσή σας.
8. κάντε τακτικά διαλείμματα
Όταν έχετε ένα project με το οποίο χρειάζεται να ασχοληθείτε αρκετή ώρα, είναι καλό να κάνετε ένα διάλειμμα μόλις το ολοκληρώσετε. Θα επιτρέψετε στον εαυτό σας να ηρεμήσει από την πίεση και θα διατηρήσετε την απόδοσή σας σε υψηλά επίπεδα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
9. αντιμετωπίστε την αναβλητικότητα
Ο κύριος λόγος για την αναβλητικότητα είναι ότι μια υποχρέωση δεν είναι ευχάριστη και δεν παρακινεί τον εργαζόμενο να καταπιαστεί μαζί της. Ωστόσο, κάποια πράγματα πρέπει να γίνουν, επομένως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα μέσα για να εμπνευστείτε. Για παράδειγμα, η μουσική ή ένα διαφορετικό περιβάλλον εργασίας μπορούν να συντελέσουν σε αυξημένη παραγωγικότητα. Φυσικά, για να επιτύχετε όλα τα παραπάνω, πρέπει να γνωρίζετε τα όρια και τις δυνατότητές σας. Πρέπει, δηλαδή, να ξέρετε ποια ώρα της ημέρας αποδίδετε καλύτερα ή πόσο χρόνο μπορείτε να αφιερώνετε σε καθημερινές διαδικασίες. Προσαρμόστε τα παραπάνω στους δικούς σας ρυθμούς και η παραγωγικότητά σας αλλά και η καριέρα σας θα ανέβει σε πολύ υψηλά επίπεδα!