η εξ αποστάσεως καθοδήγηση ομάδας σε περιόδους αβεβαιότητας.

Η αναστολή λειτουργίας των επιχειρήσεων είναι πλέον μια πραγματικότητα στη σημερινή αγορά εργασίας, καθώς η παγκόσμια εξάπλωση του COVID-19 δημιούργησε πρωτόγνωρα δεδομένα. Η συνθήκη αυτή έχει οδηγήσει τις εταιρείες να επανεξετάσουν τον τρόπο λειτουργίας τους αλλά και να εφαρμόσουν άμεσα την απομακρυσμένη εργασία (remote work). Η εξ αποστάσεως εργασία, όταν διαρκεί για μεγάλη αλλά και απροσδιόρτιστη περίοδο, αποτελεί συνθήκη που κρατά τους εργαζομένους μακριά από τα γραφεία τους και κατά συνέπεια τους απομακρύνει από τη ρουτίνα τους. Τώρα είναι η στιγμή, δεδομένων των συνθηκών, να βρεις τις μεθόδους που χρειάζεσαι για να καθοδηγήσεις την ομάδα σου εξ αποστάσεως αφού δεν μπορείτε να  συζητήσετε δια ζώσης.

Παρακάτω θα βρεις 6 συμβουλές που απευθύνονται στους υπεύθυνους επιχειρήσεων για να διατηρήσουν την ομάδα τους ασφαλή, να την κατευθύνουν με σύνεση, να διασφαλίσουν την αφοσίωση και την εμπιστοσύνη των μελών της και να διατηρήσουν την εύρυθμη λειτουργία των υπηρεσιών της επιχείρησης όσο το δυνατόν καλύτερα ενώ όλοι εργάζονται εξ αποστάσεως.

δείξε ψυχραιμία

Πρώτα απ’ όλα έχε στο νου σου ότι η ομάδα σου απευθύνεται σε σένα για συνεχή ενημέρωση επειδή χρειάζεται να είναι προετοιμασμένη ώστε να διαχειριστεί την τρέχουσα κατάσταση. Χρειάζεται να αποφύγεις το πανικό, χρησιμοποιώντας έγκυρες πληροφορίες και εμψυχωτικές φράσεις. 

Να είσαι ξεκάθαρος στις επιλογές και τις απόψεις σου και να στέλνεις μηνύματα χωρίς να δημιουργείς συναισθηματικό αντίκτυπο. Επίσης είναι εξίσου σημαντικό να αποφεύγεις να χαρακτηρίζεις πρόσωπα και καταστάσεις με αρνητική χροιά αλλά να παραμένεις αισιόδοξος και να αναφέρεις μόνο τα βήματα προόδου που κάνει η ομάδα σου.

δείξε εμπιστοσύνη 

Στο σενάριο της διαχείρισης μιας ομάδας εξ αποστάσεως, το κλειδί είναι να δείξεις εμπιστοσύνη ότι ο καθένας από την ομάδα σου μπορεί να διαχειριστεί τον εαυτό του και τον όγκο της εργασίας του. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν μια ομάδα καλείται για πρώτη φορά να δουλέψει εξ αποστάσεως. Πίστεψε ότι η ομάδα σου επιδιώκει να συνεχίσει την ανοδική πορεία της και την επίτευξη των στόχων της ακόμη και αν η κατάσταση μεταβάλλεται καθημερινά. Θα μπορέσεις να ενισχύσεις το αίσθημα εμπιστοσύνης με το να εστιάζεις στα αποτελέσματα της εργασίας, αναθέτοντας αρμοδιότητες στα μέλη της ομάδας και διανέμοντας την εξουσία στη λήψη αποφάσεων για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων. Ο στόχος είναι να δημιουργηθεί ένα πνεύμα κοινής ευθύνης όπου οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονται στις προκλήσεις και είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν ο ένας τον άλλον.

ενίσχυσε την πολιτική της διαφάνειας

Ζωτικής σημασίας παράμετρος είναι η διαφάνεια. Ως επιτυχημένος αρχηγός καλείσαι να την ενισχύσεις είτε εργάζεσαι δια ζώσης είτε απομακρυσμένα. Ξεκίνα, χωρίς δεύτερες σκέψεις, ανακοινώνοντας τον λόγο λήψης αποφάσεων, όπως για παράδειγμα εκείνη για την εξ αποστάσεως εργασία.

Ξεπέρασε τις δύσκολες ερωτήσεις, γνωστοποιώντας την ακριβή εικόνα της πραγματικότητας που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι  και η επιχείρηση.
Με αυτόν τον τρόπο, από τη μία κοινοποιείς στην ομάδα σου πληροφορίες που έχεις και από την άλλη αποδέχεσαι το γεγονός ότι ενδεχομένως να μην έχεις όλες τις απαντήσεις. Να είσαι ειλικρινής και ξεκάθαρος, μεταφέροντας έγκυρες ειδήσεις και στοιχεία σχετικά με τα αποτελέσματα της επιχείρησης και την απόδοση της ομάδας.

διατήρησε συχνή επικοινωνία

Η συχνή επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας όταν τα μέλη της ομάδας δουλεύουν εξ αποστάσεως, ειδικά σε συνθήκες αβεβαιότητας, όπως επικρατούν στις μέρες μας εξαιτίας της ραγδαίας εξάπλωσης του κορονοϊού παγκοσμίως. Η ομάδα σου κι εσύ μπορείτε να χρησιμοποιείτε για την επικοινωνία σας πλατφόρμες/εφαρμογές, όπως είναι το hangouts για την εσωτερική επικοινωνία σας, κάνοντας βιντεοκλήσεις (video calls) ή βίντεο-διασκέψεις (e-meetings). Η επικοινωνία έτσι είναι δωρεάν, γρήγορη και άμεση. Επίσης μπορείς να φροντίσεις να αυξήσεις τις συναντήσεις με το κάθε μέλος της ομάδας σου ξεχωριστά (one-on-one meetings) για να εξασφαλίσεις  την ευθυγράμμιση των στόχων και την κατάλληλη υποστήριξη ενώ η ομάδα σου είναι μακριά.

σκέψου ρεαλιστικά

Είναι σημαντικό σε περιόδους αβεβαιότητας να λαμβάνει κανείς αποφάσεις με βάση τα γεγονότα και όχι τις υποθέσεις. Χρειάζεται να χρησιμοποιήσεις αξιόπιστες πηγές για να ενημερώνεις την ομάδα σου. Διαφορετικά μπορεί να προκύψει ανησυχία και άγχος.  Έχοντας υπόψη την πρωτόγνωρη κατάσταση που αντιμετωπίζει η ανθρωπότητα, σκέψου ότι κανείς δε θέλει να ενημερώνεται βάσει εικασιών ή προσωπικών-υποκειμενικών αντιλήψεων. Το άγχος μπορεί να μειωθεί με έγκυρα στοιχεία και δεδομένα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι υπεύθυνοι ομάδων χρειάζεται να ενημερώνονται από αξιόπιστες πηγές ειδικών και να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει βάσιμων στοιχείων.

δημιούργησε κλίμα ασφάλειας

Το κλίμα ασφάλειας βασίζεται στην εμπιστοσύνη και την κατανόηση. Δώσε στα μέλη της ομάδας σου την ψυχολογική ασφάλεια για να εκφράσουν τα συναισθήματά τους, είτε κατά τη διάρκεια ενός μιτινγκ είτε σε προσωπικές συζητήσεις. Θα σε βοηθoύσε να ακούς προσεκτικά και να δείχνεις ενδιαφέρον για το τι απασχολεί τα μέλη της ομάδας πέραν των καθηκόντων τους. Άφησε τους συνεργάτες σου να εκφράσουν τα συναισθήματα τους ελεύθερα χωρίς να τα κρίνεις. Τέλος, η ομαδα σου και εσύ μπορείτε να ξεφύγετε λίγο από τα θέματα εργασίας, συζητώντας για τους φόβους και τις ανησυχίες που προκύπτουν λόγω της κατάστασης αλλά και για να ελαφρύνετε λίγο το κλίμα συζητώντας πώς περνάτε τη μέρα σας εκτός εργασίας. Αντίστοιχες συζητήσεις μπορούν να φέρουν την ομάδα πιο κοντά, ενισχύοντας την ομαδικότητα.

Μπορείς να βρεις σχετικά άρθρα στο career blog και στο workforce 360 της Randstad Hellas, ώστε να ενημερωθείς για το πώς ανταποκρινόμαστε στην έξαρση του κορονοϊού, πώς εξασφαλίζουμε την ασφάλεια των εργαζομένων μας καθώς και την εύρυθμη λειτουργία της εταιρείας. 

#careerdevelopment #workingremotely

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Σοφια Μιάμη - General Affairs Coordinator

Με λένε Σοφία Μιάμη και μεγάλωσα σε μια γραφική κωμόπολη της Πελοποννήσου. Σπούδασα Ελληνική Φιλολογία στο ΑΠΘ με κατεύθυνση τη Μεσαιωνική και Νεοελληνική Λογοτεχνία. Από το 2013 εργάζομαι στον ιδιωτικό τομέα και από τον Αύγουστο του 2018 δουλεύω στη Randstad Hellas ως general affairs coordinator.Ένα από τα δημιουργικά καθήκοντά μου είναι η αρθρογραφία γύρω από διάφορα θέματα καριέρας τα οποία δημοσιεύονται στο blog της Randstad hellas.

Επιστρέψτε στην προηγούμενη σελίδα