τι είναι το reference check και γιατί είναι σημαντικό;

Η επαλήθευση των πληροφοριών που δίνει ο/η υποψήφιος/α αποτελεί τον βασικότερο πυλώνα του ελέγχου συστάσεων, ωστόσο η διαδικασία αυτή προσφέρει πολύ περισσότερες δυνατότητες στους/στις εργοδότες/τριες. Η κατανόηση των βασικών αρχών των reference checks είναι το πρώτο βήμα για να τα αξιοποιήσετε στο μέγιστο. Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε τι είναι οι έλεγχοι συστάσεων, γιατί θεωρούνται αναπόσπαστο κομμάτι της στελέχωσης και πώς διαφοροποιούνται από άλλους τύπους ελέγχων που γίνονται πριν από την πρόσληψη.

τι είναι το reference check;

Στο στάδιο του reference check, ο/η εργοδότης/τρια επικοινωνεί με άτομα από το επαγγελματικό παρελθόν του/της υποψηφίου/ας, όπως πρώην συναδέλφους ή managers. Με τον τρόπο αυτό, αντλεί περαιτέρω στοιχεία για την πιθανή συνεργασία και επαληθεύει εάν ο/η υποψήφιος/α πληροί τις προϋποθέσεις και τις απαιτήσεις του ρόλου.

ο σκοπός των reference checks στη στελέχωση

Σε πρώτο στάδιο, ο έλεγχος συστάσεων αποσκοπεί στην επαλήθευση βασικών δεδομένων, όπως η επιβεβαίωση των αρμοδιοτήτων που ανέφεραν οι υποψήφιοι/ες κατά τη διάρκεια της συνέντευξης. Παράλληλα, όμως, προσφέρει στους εργοδότες τη δυνατότητα να σχηματίσουν μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα και να διασφαλίσουν ότι ο/η υποψήφιος/α αποτελεί την ιδανική επιλογή για τον ρόλο. Συνήθως, αυτό είναι το τελικό βήμα πριν την πρόταση συνεργασίας, διαδικασία που επιτρέπει στην εταιρεία να κατανοήσει εις βάθος τον τρόπο λειτουργίας και την απόδοση του/της υποψηφίου/ας σε ένα εργασιακό περιβάλλον.

ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός reference check και ενός background check;

Ο έλεγχος συστάσεων (reference check) βασίζεται αποκλειστικά σε πληροφορίες που προέρχονται από πρώην συναδέλφους ή προϊσταμένους/ες (managers), που έχουν υποδειχθεί από τον/την ίδιο/α τον/την υποψήφιο/α. Σε αυτό το στάδιο, τα πρόσωπα που δίνουν τις συστάσεις παρέχουν ανατροφοδότηση (feedback) σχετικά με την απόδοση των υποψηφίων και τη συνεργασία που είχαν μαζί τους.

Αντίθετα, ο έλεγχος ιστορικού (background check) είναι πιο διεξοδικός. Σε αυτή την περίπτωση, ο/η εργοδότης/τρια διενεργεί την έρευνα ανεξάρτητα, χωρίς να περιορίζεται στις πηγές που επέλεξαν οι υποψήφιοι/ες. Αν και το βάθος του ελέγχου μπορεί να ποικίλλει, συνήθως περιλαμβάνει:

• Επικοινωνία με εκπαιδευτικά ιδρύματα για την επαλήθευση των τίτλων σπουδών.
• Διασταύρωση του εργασιακού ιστορικού με προηγούμενους εργοδότες.
• Διερεύνηση χρονικών κενών στο βιογραφικό (employment gaps).
• Έλεγχο ποινικού μητρώου.

Σύμφωνα με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων, όπως ο GDPR, η συλλογή πληροφοριών στο πλαίσιο ενός reference check θεωρείται, κατά κανόνα, νόμιμη.

Ωστόσο, οι έλεγχοι ιστορικού (background checks), καθώς και συναφείς διαδικασίες, όπως ο έλεγχος των social media, ενέχουν αυξημένο κίνδυνο αποκάλυψης ευαίσθητων δεδομένων που αφορούν την υγεία ή την προσωπική ζωή των υποψηφίων. Τα στοιχεία αυτά επιτρέπεται να αποθηκευτούν μόνο υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις.

Συνεπώς, πριν προχωρήσετε σε κάποιο background check, αξιολογήστε για ποιες πληροφορίες συντρέχει έννομο συμφέρον συλλογής και, εάν έχετε αμφιβολίες, αναζητήστε νομική συμβουλή.

γιατί είναι σημαντικοί οι έλεγχοι συστάσεων;

• Είναι μια ευκαιρία για επαλήθευση των στοιχείων: το ακριβές ποσοστό των υποψηφίων που συμπεριλαμβάνουν αναληθή στοιχεία στο βιογραφικό τους είναι δύσκολο να καθοριστεί, με τις εκτιμήσεις να κυμαίνονται μεταξύ 36% και 70%. Αν και πιθανόν δεν θα μάθουμε ποτέ το ακριβές νούμερο, μπορούμε να είμαστε βέβαιοι/ες ότι πρόκειται για συχνό φαινόμενο. Οι έλεγχοι συστάσεων αποτελούν συνήθως την καλύτερη ευκαιρία για να εντοπιστούν αυτές οι ανακρίβειες και να επιβεβαιωθεί εάν ένας/μια υποψήφιος/α διαθέτει τις δεξιότητες, την εμπειρία και την αξιοπιστία που απαιτούνται στη θεση.
• Μπορείτε να αποφύγετε σημαντικούς κινδύνους: Λαμβάνοντας υπόψη το υψηλό κόστος μιας πρόσληψης, τον αντίκτυπο της συνεχιζόμενης έλλειψης δεξιοτήτων, καθώς και την επίδραση που μπορεί να έχει στο ηθικό το χαμηλό ποσοστό διατήρησης του προσωπικού σας, μια λανθασμένη επιλογή μπορεί να επιφέρει επιπτώσεις σε έναν οργανισμό. Ο έλεγχος των συστάσεων δεν μπορεί να εξαλείψει πλήρως τα παραπάνω, αλλά μπορεί να αποκαλύψει εάν ένας/μια υποψήφιος/α είναι όντως κατάλληλος/η για την θέση.
• Εξασφαλίστε ομαλή ένταξη στην κουλτούρα του οργανισμού: Ακόμη και οι υποψήφιοι/ες που διαθέτουν τα απαραίτητα τυπικά προσόντα και την εμπειρία, ενδέχεται να δυσκολευτούν να ενσωματωθούν στην κουλτούρα της εταιρείας σας. Μια τέτοια ασυμβατότητα είναι πιθανό να οδηγήσει σε μειωμένη παραγωγικότητα, επηρεάζοντας και την ευρύτερη ομάδα. Για να αξιολογήσετε σωστά αν ταιριάζουν στην κουλτούρα σας, χρειάζεστε μια ολοκληρωμένη εικόνα του εργασιακού τους προφίλ, την οποία μπορούν να προσφέρουν οι προηγούμενοι/ες εργοδότες/τριες και συνάδελφοι.

τι είναι η προσωπική σύσταση ή η σύσταση χαρακτήρα;

Αν και οι όροι "προσωπική σύσταση" και "σύσταση χαρακτήρα" συχνά συγχέονται με τις τυπικές επαγγελματικές συστάσεις, ο σκοπός τους διαφέρει. Συνήθως, εστιάζουν περισσότερο στο προφίλ και το ήθος των υποψηφίων, παρά στις εργασιακές τους επιδόσεις ή τις πρακτικές τους ικανότητες.

Ένας σωστός έλεγχος επαγγελματικών συστάσεων περιλαμβάνει συχνά ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με την προσωπικότητα των υποψηφίων. Όμως, το κύριο επίκεντρο των προσωπικών συστάσεων και των συστάσεων χαρακτήρα παραμένει ο χαρακτήρας του ατόμου.

Οι προσωπικές συστάσεις και οι συστάσεις χαρακτήρα είναι σημαντικές κυρίως σε οργανισμούς όπου η ακεραιότητα του/της υποψηφίου/ας έχει ιδιαίτερη σημασία. Αν και σπάνια ζητούνται από την πλειονότητα των επιχειρήσεων, η κατανόηση της διαφοράς είναι κρίσιμη για να εξασφαλίσετε απόλυτη σαφήνεια στην επικοινωνία σας με τους/τις υποψηφίους/ες.