reference check: ποιες είναι οι ερωτήσεις που μπορείτε να θέτετε.

Ο έλεγχος συστάσεων μπορεί να φαίνεται μια τυπική διαδικασία, όμως στην πράξη σας δίνει τη δυνατότητα να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη εικόνα για το προφίλ ενός/μιας υποψηφίου/ας πριν προχωρήσετε σε πρόσληψη—εφόσον θέσετε τις σωστές ερωτήσεις.

Οι περισσότερες εταιρείες ζητούν συστάσεις για θέσεις ευθύνης, όμως σπάνια αξιοποιούν πραγματικά τη διαδικασία. Πολύ συχνά, μια τηλεφωνική επικοινωνία περιορίζεται σε γενικά και θετικά σχόλια για τον/την υποψήφιο/α και σε μια απλή επιβεβαίωση των βασικών στοιχείων της επαγγελματικής του/της πορείας.

Όταν γνωρίζετε ποιες ερωτήσεις να απευθύνετε σε πρώην εργοδότες ή συνεργάτες, ο έλεγχος συστάσεων μπορεί να σας βοηθήσει να ανακαλύψετε τα ουσιαστικά δυνατά σημεία ενός/μιας υποψηφίου/ας, να εντοπίσετε πιθανές αδυναμίες και να αξιολογήσετε πόσο ταιριάζει με την κουλτούρα της εταιρείας σας. Εφόσον προχωρήσετε στην πρόσληψη, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν στην ομαλή ένταξή του/της από τις πρώτες εβδομάδες. Παράλληλα, συμβάλλουν στην αποφυγή μιας επιλογής που μπορεί να  κοστίσει χρόνο, χρήμα και παραγωγικότητα.

Παρακάτω θα παρουσιάσουμε τα βασικά βήματα που χρειάζεται να ακολουθήσετε ώστε να θέτετε τις σωστές ερωτήσεις κατά τον έλεγχο συστάσεων και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη διαδικασία.

διασφαλίστε ότι έχετε πλήρη εικόνα των βασικών πληροφοριών του υποψηφίου

Κατά τον έλεγχο συστάσεων, ίσως δίνετε προτεραιότητα στην προσωπικότητα του/της υποψηφίου/ας, θεωρώντας την πιο σημαντική από την απλή επαλήθευση των στοιχείων του/της. Ωστόσο, ο έλεγχος πληροφοριών όπως οι ημερομηνίες απασχόλησης, ο ρόλος, οι αρμοδιότητες, οι δεξιότητες και η εκπαίδευση αποτελεί ένα από τα πιο κρίσιμα στάδια της διαδικασίας.

Παρότι αυτά τα στοιχεία δεν σας δείχνουν πώς θα είναι ο/η υποψήφιος/α ως εργαζόμενος/η, σας επιβεβαιώνουν ότι παρουσιάζει με ακρίβεια τις βασικές του/της δεξιότητες. Στην πράξη, δεν είναι σπάνιο να εντοπίζονται ανακρίβειες σε βιογραφικά. Γι’ αυτό, η επιβεβαίωση των βασικών στοιχείων είναι μία απαραιτητη διαδικασια να διασφαλίσετε ότι το άτομο που θέλετε να προσλάβετε ανταποκρίνεται στο προφίλ που παρουσιάζει.

κρατήστε τις ερωτήσεις συγκεκριμένες, αλλά ταυτόχρονα ανοιχτές

Μπορεί να φαίνεται δύσκολο να γνωρίζετε ακριβώς ποιες ερωτήσεις να θέσετε για να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για έναν/μια υποψηφίο/α. Ερωτήσεις όπως «Πώς ήταν να συνεργάζεστε με τον/την υποψήφιο/α;» μπορεί να σας δώσουν κάποιες γενικές πληροφορίες, αλλά δεν θα σας αποκαλύψουν λεπτομέρειες. Για τον λόγο αυτό, κρατήστε τις ερωτήσεις σας εστιασμένες σε συγκεκριμένα σημεία — για παράδειγμα: «Πόσο καλά ο/η υποψήφιος/α τηρούσε τις προθεσμίες;».

Τέτοιου είδους ερωτήσεις είναι αποτελεσματικές, καθώς δίνει χρήσιμες πληροφορίες και παράλληλα ανοίγει το δρόμο για επιπλέον παρατηρήσεις που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες.

αξιολογήστε αν ταιριάζει με την κουλτούρα της εταιρείας σας

Το κρίσιμο ερώτημα για το αν ένας/μια υποψήφιος/α θα ταιριάξει με την κουλτούρα της εταιρείας σας είναι δύσκολο να απαντηθεί μόνο από την ανάγνωση του βιογραφικού του/της. Συχνά, ακόμα και οι συνεντεύξεις δεν αρκούν για να είστε βέβαιοι/ες για τον τρόπο που θα ενταχθεί στην εταιρική σας κουλτούρα μετά την πρόσληψη.

Ο έλεγχος συστάσεων αποτελεί μια εξαιρετική ευκαιρία να διευκρινίσετε και να εκτιμήσετε πόσο καλά ταιριάζει ο/η υποψήφιος/α με την κουλτούρα της εταιρείας σας. Μαθαίνοντας περισσότερα για το πώς ήταν να συνεργάζονται μαζί του/της, πώς ήταν η κουλτούρα στην προηγούμενη εταιρεία και πώς ανταποκρίθηκε σε αυτή, μπορείτε να σχηματίσετε μια τεκμηριωμένη εικόνα για το πώς να ενταχθεί μακροπρόθεσμα. Η πρόσληψη νέων εργαζομένων είναι πλέον δαπανηρή, και σε πολλές περιπτώσεις εργαζόμενοι/ες αποχωρούν από θέσεις εργασίας λόγω ασυμφωνίας με τις αξίες και την κουλτούρα της εταιρείας. Συνεπώς, η διασφάλιση ότι οι υποψήφιοι/ες μπορούν να προσαρμοστούν στην κουλτούρα της εταιρείας σας εξοικονομεί χρόνο και χρήμα.

αποφύγετε ευαίσθητες ερωτήσεις και τηρήστε τους κανονισμούς

Όπως και κάθε άλλη προσωπική πληροφορία, τα δεδομένα που συλλέγετε κατά τον έλεγχο συστάσεων διέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων. Γι’ αυτό χρειάζεται να είστε προσεκτικοί με το είδος των πληροφοριών που ζητάτε.

Η υποβολή ερωτήσεων σχετικά με το ιστορικό απασχόλησης ή την προηγούμενη απόδοση ενός/μιας υποψηφίου/ας  θεωρείται δικαιολογημένη, προκειμένου να συλλεχθούν τα απαραίτητα στοιχεία. Ωστόσο, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί/ες με ερωτήσεις που αφορούν προσωπικά ζητήματα ή τη ζωή εκτός εργασίας του/της υποψηφίου/ας, καθώς μπορεί να αποκαλύψουν ευαίσθητες πληροφορίες, όπως θέματα υγείας, αναπηρίες, σεξουαλικό προσανατολισμό ή θρησκευτικές πεποιθήσεις.

Συνεπώς, προσπαθήστε να αποφύγετε ερωτήσεις που θα μπορούσαν να αποκαλύψουν ευαίσθητα στοιχεία και διαγράψτε αμέσως οποιαδήποτε τέτοιου είδους πληροφορία λάβετε κατά λάθος.

προετοιμαστείτε για περιπτώσεις όπου οι συστάσεις δεν απαντούν στις ερωτήσεις σας

Σε ορισμένες χώρες και κλάδους, οι εργοδότες υποχρεούνται από τον νόμο να παρέχουν συστάσεις για πρώην εργαζόμενους/ες. Για τους περισσότερους εργοδότες, όμως, αυτό είναι προαιρετικό. Ορισμένες εταιρείες έχουν πολιτικές που αποτρέπουν την παροχή συστάσεων, είτε λόγω έλλειψης χρόνου είτε γιατί ανησυχούν για τον κίνδυνο νομικών διεκδικήσεων από έναν πρώην εργαζόμενο/η που θεωρεί ότι έλαβε ανακριβή σύσταση. Σε κάποιες περιπτώσεις, οι εργοδότες απαντούν, αλλά μόνο με μια τυποποιημένη απάντηση από το τμήμα HR που επιβεβαιώνει τα βασικά στοιχεία της απασχόλησης του/της υποψηφίου/ας, όπως ημερομηνίες έναρξης και λήξης.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι σημαντικό να μην αφήσετε τη στάση του πρώην εργοδότη να επηρεάσει αρνητικά την εικόνα του/της υποψηφίου/ας. Η απροθυμία τους να δώσουν σύσταση δεν αποτελεί απαραίτητα «red flag». Συζητήστε την κατάσταση με τον/την υποψήφιο/α και δώστε του/της χρόνο να βρει μια εναλλακτική σύσταση.