η περίπτωση του ‘δυσεύρετου’ υπαλλήλου γραμματειακής υποστήριξης.

Γράφει η Μαρία Παπαζέκου, Senior Consultant, Business Support Specialty στη Randstad Hellas. 

Ως recruiter που ειδικεύεται σε ρόλους υποστήριξης επιχειρήσεων, αποστολή μου είναι η  εύρεση, αξιολόγηση και στελέχωση υπαλλήλων Γραμματειακής Υποστήριξης εκ μέρους πελατών μου. Τι είναι ο υπάλληλος Γραμματειακής Υποστήριξης; Σύμφωνα με τη Wikipedia, "οι γραμματείς εκτελούν καθήκοντα γραφείου σχεδόν σε κάθε κλάδο. Ορισμένοι γραμματείς μπορεί να έχουν συγκεκριμένη εξειδίκευση, όπως για παράδειγμα όσοι εργάζονται  σε δικηγορικά γραφεία. Τα περισσότερα καθήκοντα Γραμματειακής Υποστήριξης περιστρέφονται γύρω από τη διοίκηση και τη διανομή πληροφοριών εντός ενός γραφείου. Ορισμένες συνηθισμένες εργασίες ενδέχεται να περιλαμβάνουν τη διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων, τη λήψη σημειωμάτων και τη διατήρηση αρχείων, την αποστολή και λήψη αλληλογραφίας και την υποδοχή των πελατών”.

Οι περισσότεροι άνθρωποι που διαβάζουν την περιγραφή αυτής της θέσης εργασίας, βλέπουν τις λέξεις "υποστήριξη" και "υπάλληλος" και δεν εστιάζουν στην πιο σημαντική λέξη που περιγράφει μία γραμματέα, που είναι η "διοίκηση"! Το έργο της γραμματέως, αποτελείται από την υποστήριξη της διοίκησης, συμπεριλαμβανομένων των στελεχών, χρησιμοποιώντας μια ποικιλία διοικητικών ικανοτήτων, επικοινωνίας και οργανωτικών δεξιοτήτων. Προκειμένου, επομένως, να υποστηρίξει κάποιος τη διοίκηση, θα πρέπει να είναι και ‘Διοικητής’! Tο υπέροχο των θέσεων εργασίας στη Γραμματειακή Υποστήριξη, είτε πρόκειται για έναν υπάλληλο υποδοχής είτε για προσωπική βοηθό, είναι ότι σου παρέχει την ευκαιρία να κάνεις το καλύτερο δυνατό, χρησιμοποιώντας μια πληθώρα δεξιοτήτων, ενώ παράλληλα έρχεσαι σε επαφή με πολλές πτυχές μιας επιχείρησης, όπως το Ανθρώπινο Δυναμικό, το Marketing και το Λογιστήριο, έχοντας την ιδιαίτερη ευκαιρία να παρατηρείς τη συνολική διαχείριση μιας επιχείρησης σε πρώτο πλάνο. Και όταν δίνεις τον καλύτερο εαυτό σου, παράγεις και απτά αποτελέσματα για τη διοίκηση, κάτι που δε θα περάσει απαρατήρητο. Όπως αναφέρει η Lorena Brascia Ingram, Senior editor της Thrive Global, στο άρθρο της "Γιατί η ανάληψη μιας θέσης εργασίας ως Ιδιαιτέρα Γραμματέας ήταν η καλύτερη απόφαση καριέρας που πήρα ποτέ", όταν πηγαίνεις ένα βήμα παραπέρα και εκμεταλλεύεσαι  στο έπακρο κάθε ευκαιρία, τότε οδηγείσαι προς την επιτυχία.

Επομένως, την επόμενη φορά που θα αγνοήσεις εκείνη τη θέση εργασίας Γραμματειακής Υποστήριξης, επειδή θέλεις να επικεντρωθείς σε μια άλλη θέση εργασίας, στην οποία θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσεις τις καλύτερες δεξιότητές σου, όπως: οργανωτικές δεξιότητες, αξιοπιστία, ισχυρή εργασιακή ηθική, παραγωγικότητα, επαγγελματισμός, διαχείριση έργων, ομαδικό πνεύμα και ικανότητα εκτέλεσης πολλαπλών καθηκόντων, η οποία θα σου προσφέρει ευκαιρίες εξέλιξης και ηγετικές ικανότητες, μήπως θα ήθελες να αναθεωρήσεις;

Η Μαρία διαθέτει πάνω από 18 χρόνια εμπειρίας στην πρόσληψη και τη διαχείριση έργων για μεγάλο φάσμα θέσεων, από θέσεις αρχαρίων μέχρι και την ανώτερη διοίκηση. Η Μαρία είναι μέλος της Randstad από το 2008, και από το 2010 εξειδικεύεται σε ρόλους που αφορούν θέσεις Business Support, Ανθρώπινου Δυναμικού και Νομικής συμπεριλαμβανομένων, και όχι μόνο, των ακόλουθων θέσεων: Executive Assistant, Ιδιαιτέρα Γραμματέας, Υπάλληλος Υποδοχής, Βοηθός Διοίκησης, Στελεχών Ανθρώπινου Δυναμικού (όλες οι βαθμίδες), Γραμματέας Νομικού Τμήματος, Δικηγόρος και Υπάλληλος Υποστήριξης Πωλήσεων. Αποφοίτησε από το πανεπιστήμιο Duquesne στο Πίτσμπουργκ στην Πενσυλβανία το 1998, με πτυχίο στην Πολιτική Επιστήμη και έμφαση στα Οικονομικά. Μιλάει τα Αγγλικά σε μητρικό επίπεδο και τα Ελληνικά σε εξαιρετικό επίπεδο. Γνωρίζει επίσης Ισπανικά και Ιταλικά. 
Επιστρέψτε στην προηγούμενη σελίδα