Θέσεις εργασίας σε γραμματειακή υποστήριξη

Η γραμματειακή υποστήριξη σε μία εταιρεία αποτελεί ένα πολύ βασικό τμήμα της, καθώς ο συγκεκριμένος ρόλος είναι επιφορτισμένος με πολλά καθήκοντα. Πολλές φορές, η θέση της γραμματέως είναι το σημείο σύνδεσης μεταξύ της εταιρείας και των πελατών.

Ποια είναι όμως τα απαραίτητα προσόντα που πρέπει να έχει ένας υποψήφιος που αναζητά εργασία σε γραμματειακή υποστήριξη; Τα προσόντα και οι δεξιότητες που πρέπει να έχει ένα άτομο για θέση εργασίας σε γραμματειακή υποστήριξη αφορούν το γνωστικό του υπόβαθρο, αλλά και το κομμάτι της επικοινωνίας Στη συνέχεια, σας παρουσιάζουμε ορισμένα καθήκοντα απαραίτητα για τη θέση της γραμματέως. Κύριος ρόλος σε μία θέση γραμματέα είναι η διοικητική υποστήριξη της εταιρείας και ο αποτελεσματικός συντονισμός των εργασιών ώστε η εταιρεία να λειτουργεί ομαλά χωρίς προβλήματα. Άλλες αρμοδιότητες της θέσης έχουν να κάνουν με:
  • Τον συντονισμό των meetings μεταξύ υπαλλήλων της εταιρείας και πελατών
  • Τη διαχείριση των αεροπορικών κρατήσεων των επαγγελματικών ταξιδιών των στελεχών της εταιρείας
  • Την τήρηση αρχείου
  • Την προετοιμασία εγγράφων και παρουσιάσεων για σημαντικά meetings
  • Την παραλαβή και διαχείριση δεμάτων ή φακέλων (courier)
  • Την αποτελεσματική εξυπηρέτηση πελατών, είτε τηλεφωνικά, είτε από κοντά.
Εδώ πρέπει να σημειωθεί πως η τελευταία αρμοδιότητα είναι πολύ σημαντική όχι μόνο για τον επαγγελματισμό του συγκεκριμένου ατόμου αλλά και για την εταιρεία που εργάζεται, καθώς η εικόνα και το κύρος της αντικατοπτρίζεται από το είδος των υπηρεσιών που προσφέρεται. Για να καταφέρει κάποιος να ανταποκριθεί επιτυχώς σε μια καριέρα γραμματέα, θα πρέπει να γνωρίζει πως ορισμένες εργασιακές δεξιότητες είναι απαραίτητες. Οι δεξιότητες που  είναι απαραίτητες για τη συγκεκριμένη θέση αναφέρονται στη συνέχεια:
  • Εξαιρετική γραπτή και προφορική επικοινωνία, αφού καθημερινά προκύπτουν διάφορες καταστάσεις τις οποίες κάποιος πρέπει να χειριστεί άριστα
  • Ικανότητα εργασία υπό πίεση
  • Οργανωτικές δεξιότητες
  • Multitasking
Ο ρόλος της γραμματειακής υποστήριξης συνάδει αρκετά συχνά με τον ρόλο ενός personal assistant. Ακόμη, αναλόγως το μέγεθος της εταιρείας και το εύρος των αρμοδιοτήτων, η γραμματειακή υποστήριξη μπορεί να έχει ρόλο επιτηρητή σε διάφορα project. Αν θεωρείτε ότι είστε ένας δυνατός υποψήφιος, ικανός να ανταποκριθεί επιτυχώς στη συγκεκριμένη θέση εργασίας, ξεκινήστε τώρα την αναζήτηση εργασίας για γραμματειακή υποστήριξη και εξελιχθείτε σε επαγγελματία του κλάδου.
Επιστρέψτε στην προηγούμενη σελίδα